Le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) a déclaré la COVID-19 comme une pandémie mondiale. En réponse à cette pandémie, le SATJ a pris plusieurs mesures pour assurer la santé et la sécurité des membres des Cours, de ses employés et du public. Conformément aux recommandations des responsables de la santé publique, ces mesures avaient pour but d’empêcher la propagation de la COVID-19 et d’ aplanir la courbe.
Lorsqu’il s’agissait au départ de faire face à la pandémie de COVID-19, les efforts du SATJ étaient concentrés sur le maintien de l’accès à la justice pour les Canadiens et l’atténuation des risques pour la santé et la sécurité de ses employés, des membres des Cours, des avocats, des plaideurs et du public, dans ses installations comme dans les locaux des Cours. Le Plan de continuité des opérations de l’organisation a été adopté le 16 mars 2020 dans le but de garantir la poursuite des activités et des services essentiels. Les employés occupant des postes non essentiels ont été invités à adopter un régime de travail souple ou à travailler à domicile dans le but de réduire le nombre d’employés présents sur les lieux de travail. Les secteurs opérationnels ont emboîté le pas et ont mis en œuvre leurs propres plans opérationnels d’urgence. Les services organisationnels essentiels tels que les opérations comptables, les services d'approvisionnement, la dotation et la rémunération et avantages sociaux ont continué d’être offerts à distance.
Les Cours, sous la direction de leur juge en chef respectif, ont mis en œuvre leurs propres pratiques de gestion des activités en raison de la pandémie de COVID-19. Elles ont établi des directives sur la procédure dans le but de suspendre temporairement les activités normales et de reporter les audiences en personne fixées au calendrier afin d’empêcher la transmission possible de la COVID-19. Les Cours ont convenu d’entendre des audiences à distance, par téléconférence ou vidéoconférence, les affaires jugées urgentes et les affaires dont les parties en faisant la demande. Les bureaux du greffe sont restés ouverts à Ottawa et dans les régions pour faciliter le dépôt des documents juridiques. En outre, les Cours ont encouragé le dépôt électronique des documents juridiques dans la mesure du possible.
Pour limiter l’exposition possible à la COVID-19 en milieu de travail, des protocoles de nettoyage supplémentaire ont été mis en place, notamment pour accorder une attention particulière aux endroits très passants et aux surfaces fréquemment touchées. Des produits de désinfection ont été mis à la disposition des employés travaillant sur place, et des masques non médicaux ont été commandés à leur intention. Le SATJ a également travaillé avec SPAC pour mettre au point un processus de désinfection des zones de travail advenant un cas suspect ou confirmé.
Les responsables de la santé publique ont demandé au public de restreindre ses mouvements autant que possible, ce qui comprenait les déplacements domicile-travail, dans le but de réduire la propagation éventuelle de la COVID-19. Après l’activation du Plan de continuité des opérations, tous les employés du SATJ occupant des postes non essentiels ont été priés de faire du télétravail, dans la mesure du possible. Du matériel des TI a été fourni sur une base prioritaire afin d’offrir aux employés les outils nécessaires pour le télétravail. Le personnel des TI était également disponible sur place, à Ottawa, et par téléphone, au moyen d’une ligne d’assistance, pour aider les membres des Cours et les employés.
Vu le plus grand nombre d’employés connectés au réseau à distance, le SATJ a doublé sa bande passante Internet et a augmenté la taille maximale des pièces jointes dans les courriels pour permettre la consultation et le partage améliorés des documents et pour faciliter le dépôt électronique des documents juridiques.
Les services des TI du SATJ ont coordonné et facilité la transition vers les audiences à distance par téléconférence ou vidéoconférence. Une formation sur l’utilisation du logiciel de vidéoconférence a été fournie aux membres des Cours et aux agents du greffe. Des instructions ont également été préparées pour aider à l’enregistrement des audiences et au téléchargement des fichiers audio. Enfin, le personnel des TI restait disponible pendant les audiences pour fournir un soutien technique, au besoin.
Au début de la pandémie de COVID-19, de nombreux facteurs inconnus rendaient la situation instable. De nouvelles informations nous parvenaient presque toutes les heures, tandis que le Canada gérait la crise en temps réel. Il était nécessaire de fournir aux employés des renseignements opportuns et exacts pour les tenir au courant de la situation à mesure qu’elle évoluait. L’administrateur en chef a maintenu une communication constante avec les membres des Cours et les employés sur diverses questions, y compris la santé et la sécurité au travail, les TI et la sécurité. Les gestionnaires ont soutenu proactivement leurs équipes à distance, par téléphone, vidéoconférence ou Zoom. Une page Web consacrée à la COVID-19 a également été créée pour que les membres des Cours et les employés puissent y trouver des communiqués et des liens vers des ressources faisant autorité. Un guide à l’intention des gestionnaires a également été conçu pour les aider à répondre aux questions des employés.
Dans le but de préparer la reprise future des activités judiciaires et le retour sur les lieux de travail une fois qu’il sera sécuritaire de le faire, le SATJ a développé des protocoles et des procédures pour s’adapter à la « nouvelle normalité ». On s’attend à ce que les procédures et les processus visant à faire face à la COVID-19, bien qu’ils reposent sur les directives les plus récentes des responsables de la santé publique, soient modifiés, au besoin pour tenir compte des dernières informations disponibles.
Dans le but de préparer la reprise future des activités judiciaires et le retour sur les lieux de travail une fois qu’il sera sécuritaire de le faire, le SATJ a développé des protocoles et des procédures pour s’adapter à la « nouvelle normalité ». On s’attend à ce que les procédures et les processus visant à faire face à la COVID-19, bien qu’ils reposent sur les directives les plus récentes des responsables de la santé publique, soient modifiés, au besoin pour tenir compte des dernières informations disponibles.