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L’exercice 2021-2021 en revue
Service administratif des tribunaux judiciaires
Appuyer l’administration de la justice pour tous les canadiens
Rapport annuel 2020-2021
En 2020-2021, quatre priorités ont servi de point central à nos efforts : la gestion de la pandémie, la transition vers les Cours numériques, les effectifs de l’avenir ainsi que les installations judiciaires et salles d’audience au pays. D’abord et avant tout, nous avons continué d’innover pour fournir des services de qualité en temps opportun qui répondent aux besoins changeants des Cours et de ceux qui comparaissent devant celles-ci, offrant en fin de compte un meilleur accès à la justice pour tous les Canadiens. Voici un résumé de ce que nous avons accompli au cours de l’exercice.
La pandémie de COVID-19 a profondément perturbé les activités des Cours et du SATJ durant l’exercice 2020-2021. Nous avons adapté notre modèle de prestation de services de façon à mieux soutenir les Cours compte tenu des risques présentés par la pandémie et des mesures sanitaires mises en place partout au pays. En réponse à la COVID-19, nous avons adopté, dans toutes les installations judiciaires et les salles d’audience au pays, une approche à plusieurs niveaux en matière de santé et sécurité au moyen d’une combinaison de stratégies d’atténuation. Nous avons ainsi protégé la santé de tout le monde qui entre dans nos installations et salles d’audience au pays, tout en garantissant l’accès à la justice et en poursuivant les activités des Cours avec le plus d’efficacité et d’efficience possible. Nos efforts ont permis aux Cours de tenir des audiences en personne en toute sécurité, lorsqu’elles étaient nécessaires, durant la pandémie. Bon nombre de nos employés ont travaillé dans nos installations, aux côtés des membres des Cours, pour maintenir les activités des Cours et assurer leur résilience pendant tout ce temps. Le dévouement de ces employés n’est rien de moins qu’exemplaire.
Nous avons mis en place des mesures pour diminuer les risques de transmission de la COVID-19 et protéger les personnes travaillant sur place ou se présentant sur place pour obtenir des services judiciaires ou se rendre en salle d’audience. Partout au pays, nous avons ajouté des barrières de protection dans les salles d’audience et les aires de travail lorsque la distanciation physique n’était pas possible, avons amélioré le nettoyage des installations et remis de l’équipement de protection individuelle aux employés et aux personnes recevant les services judiciaires ou les services du greffe. Nos mesures tenaient compte des exigences fédérales, provinciales et territoriales applicables en matière de santé et sécurité au travail visant à réduire au minimum le risque d’introduire, de transmettre et de propager le virus. Elles étaient également conformes aux conseils d’experts en santé reçus de l’Agence de la santé publique du Canada, aux pratiques exemplaires et aux lignes directrices du Comité d’action sur l’administration des tribunaux en réponse à la COVID-19, ainsi qu’aux conseils et aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines du gouvernement du Canada. Une firme indépendante a effectué des visites sur place à Ottawa et dans tous les bureaux régionaux afin de valider ces mesures.
Des lignes directrices complètes sur l’application des mesures préventives et des protocoles ont été rédigées. Un guide sur la COVID-19 et les mesures préventives en milieu de travail a été remis aux gestionnaires et aux employés. Un guide sur les activités en personne des Cours a également été publié sur le site Web du SATJ. Ce guide décrit les procédures et protocoles qui s’appliquent à tous les membres du public qui assistent en personne aux audiences ou qui se rendent au comptoir du greffe.
Nos mesures ont sans cesse fait activement l’objet de suivis et de modifications en fonction de l’évolution de la pandémie et des derniers avis des agences de santé publique partout au Canada. Les modifications ont également été prises en compte dans les documents d’orientation pour que les gestionnaires, les employés et le public reçoivent l’information disponible la plus à jour.
Le SATJ s’est adapté en exerçant ses activités de manière virtuelle, la majorité de ses employés, à l’aide de divers moyens numériques, exécutant leurs fonctions et offrant des services efficacement. En outre, nous avons soutenu les Cours dans la préparation et la tenue d’audiences, la gestion des instances, les conférences de règlement et autres questions, de façon virtuelle.
Pour permettre aux employés d’être productifs dans un environnement numérique, nous leur avons fourni les outils nécessaires pour travailler dans cette nouvelle normalité. Afin de faciliter le télétravail, des ordinateurs portables, des téléphones mobiles, des accessoires connexes et des logiciels ont été distribués. L’infrastructure des TI s’est accrue pour s’adapter aux activités virtuelles. Des plateformes comme Microsoft Teams et Zoom ont été mises en œuvre pour permettre aux employés à l’échelle de l’organisation de communiquer et de collaborer de façon virtuelle.
Nous avons entrepris plusieurs initiatives pour fournir aux Cours, aux avocats et aux plaideurs des solutions technologiques qui ont facilité la gestion électronique des activités des Cours. Le dépôt par voie électronique des documents de procédure a été bonifié avec le lancement d’un nouveau portail de dépôt électronique sur le site Web de la CF et les améliorations apportées au portail de dépôt électronique de la CCI. L’option de paiement en ligne a également été mise en œuvre dans le cadre du dépôt électronique de la CF. Nous avons par ailleurs amélioré notre trousse de procès électroniques et implanté SharePoint de sorte que les plaideurs et les Cours peuvent partager les documents judiciaires numériques et y avoir accès, y compris dans le cadre des procédures virtuelles.
Nous avons en outre accru la capacité des Cours d’accommoder des audiences virtuelles. Deux nouvelles salles d’audience entièrement numériques ont été construites à Ottawa pour la CF et la CACM, et des améliorations ont été apportées pour faciliter l’intégration de l’équipement audionumérique dans les salles d’audience. Le Wi-Fi a été installé dans chacune des quatre Cours et à l’administration centrale du SATJ, à Ottawa. Une deuxième phase était prévue pour donner accès à des invités et à des appareils personnels dans les installations judiciaires et les salles d’audience. Cependant, cette phase a été retardée en raison de la pandémie de COVID-19.
Notre projet pluriannuel de mise en œuvre d’un nouveau SGCG a grandement progressé au cours de l’exercice en ce qui concerne les travaux préparatoires visant à définir les exigences du système et à enclencher le processus d’approvisionnement. Une demande de renseignements auprès du secteur d’activité a contribué à trouver des solutions possibles pour le nouveau SGCG et à formuler un plan de participation supplémentaire du secteur d’activité pour évaluer les exigences par rapport aux produits offerts sur le marché avant d’effectuer la mise au point de la demande de propositions.
Un total de 54 % de tous les documents de procédure ont été soumis par voie électronique en 2020-2021.
La numérisation des documents de procédure entrants est devenue une priorité. Au cours de l’exercice, les dossiers actifs et prioritaires de la CCI ont été convertis au format numérique. La numérisation des documents de procédure est essentielle pour assurer une gestion plus efficace du volume important de documents papier reçus par les Cours et pour favoriser une transition en douceur vers les Cours numériques et la mise en œuvre du nouveau SGCG.
Les salles d’audience électroniques sont dotées d’une infrastructure informatique intégrée pour prendre en charge les audiences et les procès virtuels, y compris la vidéoconférence, les écrans numériques, les postes de travail informatiques, la connectivité Internet et les systèmes d’enregistrement audionumériques.
Nous avons aidé la CACM et la CCI dans la refonte et la reconfiguration de leurs sites Web destinés au public avec de nouvelles interfaces conviviales et un contenu mis à jour. Le site Web de la CCI comprend maintenant une fonction de clavardage où les visiteurs du site Web peuvent discuter en direct avec un agent du greffe pour obtenir des réponses à leurs questions en temps réel. De plus, une deuxième version du calendrier judiciaire électronique de la CF contenant des fonctionnalités supplémentaires a été mise en service pour aider à gérer la mise au rôle des affaires et l’affectation des membres de la Cour.
En 2020-2021, nous sommes allés de l’avant avec notre priorité de bâtir une organisation novatrice, souple et à haut rendement pour mieux répondre aux exigences changeantes des Cours et des Canadiens. Notre initiative de modernisation des modèles de formation opérationnelle des greffes a progressé avec l’aide d’un comité directeur de projet mis en place pour diriger les efforts. De plus, la stratégie de formation pour la CF a également été lancée, et le SATJ a travaillé à documenter le parcours d’apprentissage actuel et à déterminer les futures exigences d’apprentissage pour un nouveau SGCG.
Un nouveau système de gestion de l’apprentissage a été mis en place au SATJ. Ce système permet aux employés de gérer eux-mêmes leur dossier de perfectionnement. La première phase du lancement a permis aux employés de suivre tous les cours liés à la formation obligatoire requise pour leur poste. Des fonctionnalités supplémentaires prévues dans les mises à jour ultérieures permettront aux employés d’adapter l’apprentissage et le perfectionnement à leur cheminement de carrière et à leurs aspirations.
La pandémie de COVID-19 a entraîné des occasions et des défis surprenants qui nous ont obligés à modifier rapidement la manière dont nous fournissons nos services, nos processus opérationnels et notre milieu de travail. Étant donné que de nombreux employés n’avaient jamais travaillé à distance avant la pandémie, le SATJ a offert une formation et des ressources en ligne tout au long de l’année pour aider les employés à s’adapter et à prendre le dessus. Une formation et des ressources spécialisées ont été mises à la disposition des gestionnaires pour les aider à soutenir efficacement leurs équipes dans un environnement de travail touché par la pandémie.
La santé mentale est demeurée une priorité en 2020-2021 et a gagné en importance avec la pandémie. En conséquence, nous avons offert plusieurs cours de formation, séances d’information, bulletins d’information et communiqués aux employés sur l’amélioration de la santé mentale, la gestion saine du stress, les pratiques d’autosoins et la résilience. En outre, des événements virtuels ont été organisés pour promouvoir la santé mentale, tels que des séances de méditation et des séances de prise de pouls. Des conseils et des orientations ont également été offerts aux gestionnaires pour les aider à reconnaître les signes de problèmes de santé mentale et à entreprendre un dialogue ouvert avec les employés.
Un calendrier sur la santé mentale a été lancé sur l’intranet du SATJ qui offre aux employés un choix d’événements, de formations et de services tous les mois pour promouvoir la santé mentale et le bien-être.
Plusieurs événements survenus au Canada et dans le monde en 2020-2021 ont mis en lumière le racisme systémique et ses effets sur les personnes racisées et marginalisées. Après avoir échangé avec les employés, nous avons nommé un champion de la lutte contre le racisme au SATJ et avons élaboré et mis en œuvre la Stratégie de lutte contre le racisme du SATJ pour 2020-2025 (VISAGES). Cette stratégie décrit notre engagement à lutter contre le racisme systémique, les préjugés inconscients et autres formes de discrimination. Pour appuyer la mise en œuvre de la stratégie, nous avons créé le Comité de consultation et d’action contre le racisme de l’administrateur en chef. De plus, nous avons progressé dans l’élaboration d’un plan de diversité et d’inclusion pour favoriser la représentativité des effectifs du SATJ par rapport à la population canadienne.
Notre stratégie de lutte contre le racisme s’intitule « VISAGES », car elle vise à promouvoir la multitude de « visages » différents au sein du SATJ.
Les travaux ont également été amorcés afin d’élaborer un plan stratégique pluriannuel pour le SATJ. Ce plan constituera un outil complet pour aider à façonner la transformation de nos services et de nos activités. Il guidera nos efforts pour fournir des services novateurs, opportuns et efficaces qui répondent aux besoins changeants des Cours et de ceux qui comparaissent devant celles-ci, offrant en fin de compte un meilleur accès à la justice pour tous les Canadiens. Au cours de l’exercice, des consultations auprès des Cours et des cadres supérieurs des principaux secteurs d’activité de l’organisation ont été menées pour définir la portée, l’objectif et les initiatives critiques du plan. Le plan stratégique sera affiné et achevé au cours du prochain exercice et, une fois approuvé, mis en œuvre pour la période 2021‑2026.
Nos projets et nos plans concernant les installations se sont avérés être tout un défi durant la pandémie de COVID-19, vu les restrictions imposées par les autorités de santé publique et les problèmes de la chaîne d’approvisionnement mondiale. De plus, il était nécessaire d’établir l’ordre de priorité des efforts pour garantir que nos installations et nos salles d’audience dans l’ensemble du Canada demeurent sécuritaires afin de protéger ceux qui y travaillent ou qui accèdent aux services en personne. Néanmoins, plusieurs projets ont été menés à bien pour s’assurer que nos installations judiciaires et nos salles d’audience, partout au pays, sont modernisées, munies de la technologie voulue, sûres et accessibles.
À Ottawa, nous avons construit de nouveaux bureaux de juge de la CF et trois nouvelles salles d’audience, y compris deux salles d’audience électroniques pour la CF et la CACM. Nous avons acquis et aménagé des locaux à bureaux supplémentaires pour la CCI à Ottawa afin d’accueillir le personnel du greffe et le personnel judiciaire et d’assurer la distance physique adéquate des employés qui travaillent sur place. Nos installations de Calgary ont été rénovées pour améliorer la sécurité et l’accessibilité dans les salles d’audience et au comptoir du greffe.
Au cours de l’exercice, nous avons également travaillé à la planification des besoins à long terme des Cours en matière d’installations afin de garantir que les Cours possèdent la capacité et la présence nationale nécessaires pour offrir le niveau de services requis par les Canadiens partout au pays. Une analyse a également été menée pour éclairer l’établissement des priorités pour le financement des projets désignés dans notre Plan stratégique national relatif aux installations. De plus, nous avons collaboré avec Services publics et Approvisionnement Canada pour planifier la construction, d’ici 2027, d’un palais de justice fédéral nec plus ultra à Montréal. Nous avons également participé à un groupe de travail national établi pour examiner l’avenir de la Cité judiciaire dans la région de la capitale nationale.
Comme pour les exercices précédents, en 2020-2021, nous avons continué d’évaluer et d’atténuer les risques potentiels qui pourraient avoir des répercussions sur les activités des Cours et du SATJ. Une attention particulière a été accordée à cinq domaines importants de risque.
Au cours de l’exercice 2020-2021, ce risque a été accentué en raison de l’incapacité des systèmes existants à répondre aux besoins actuels, de la demande croissante de services numériques, de l’exposition aux pannes de système et des risques d’incidents liés à la sécurité informatique. Les stratégies d’atténuation pour faire face à ce risque ont été renforcées à mesure que nous avons instauré des solutions numériques immédiates pour permettre aux Cours de mener leurs activités de façon virtuelle pendant la pandémie. De plus, nous avons poursuivi nos efforts pour mettre en œuvre un nouveau SGCG afin de fournir une solution numérique intégrée, souple et centrée sur l’utilisateur pour gérer de façon efficace les activités judiciaires, le libre-service offert aux plaideurs et l’accès amélioré à la justice.
La pandémie de la COVID-19 a entraîné des changements inattendus et rapides dans la prestation de nos services, nos processus de travail et notre milieu de travail. Nous avons aidé les employés à s’adapter à ces changements, avons mis à leur disposition les outils (des ordinateurs portables, des téléphones mobiles et des plateformes virtuelles comme MS Teams et Zoom) voulus pour leur permettre de fonctionner dans un environnement numérique, avons diffusé des communications aux employés, avons fait la promotion des ressources pour le mieux-être au travail, la santé mentale et la résilience et avons aidé les gestionnaires à diriger efficacement leurs équipes dans le nouvel environnement de travail.
Au cours du dernier exercice, nous avons dû concilier les nombreuses demandes concurrentes sur notre niveau de référence restreint. Nous avons réussi à obtenir un financement hors cycle pour couvrir les dépenses liées aux mesures prises pour répondre à la COVID-19. Toutefois, d’autres dépenses imprévues et non discrétionnaires continueront à grever les budgets existants, car notre modèle d’affaires et de fonctionnement a changé en raison de la pandémie.
Avec un grand nombre d’employés travaillant et traitant des renseignements à distance en raison de la COVID-19, les mesures d’atténuation pour protéger nos renseignements à valeur opérationnelle ont été considérablement resserrées. Ce risque a été en partie atténué par la poursuite du déploiement du système organisationnel de gestion des documents et par l’intégration graduelle des employés afin d’améliorer le stockage et la gestion des documents organisationnels ainsi que l’accès à ceux-ci. Des options à long terme de numérisation des dossiers judiciaires ont été élaborées et un projet pilote visant à mettre à l’essai des processus de numérisation proposés et à recueillir des mesures a été lancé. Une formation sur les pratiques exemplaires de traitement à distance des renseignements classifiés a également été offerte aux employés et aux membres des Cours.
En 2020-2021, le SATJ a continué de prendre des mesures pour garantir la sécurité de son infrastructure des TI. Il s’agissait notamment de fournir une infrastructure et des outils habilitants pour appuyer la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la protection des renseignements. Plusieurs autres projets et activités de sécurité ont également été mis en œuvre pour améliorer la position du SATJ en matière de sécurité des TI et atténuer les risques potentiels liés aux TI.
Le maintien de la sécurité physique de l’infrastructure et du personnel de l’organisation est toujours une priorité pour le SATJ. Au cours du dernier exercice, nous avons continué d’adapter nos approches stratégiques fondées sur les risques en matière de gestion de la sécurité et avons apporté des améliorations à la sécurité physique des installations, au besoin.