Le SATJ a mis en place un processus de gestion des risques d’entreprise grâce auquel les profils de risques organisationnels sont établis et utilisés annuellement dans le but de mettre au point un cadre de gestion des risques d’entreprise pour l’exercice. Ce processus est appliqué de façon uniforme dans l’ensemble de l’organisation et assure la participation des plus hautes instances du SATJ comme les juges en chef des Cours, le Comité ministériel d’audit, le Comité exécutif et le Comité de la haute gestion. Il a pour objectif de repérer et d’évaluer les plus importants risques, puis à déterminer les stratégies appropriées pour gérer efficacement ceux-ci. Les responsables des risques désignés ont pour rôle de surveiller les risques et l’efficacité des stratégies d’atténuation, en plus de présenter des rapports trimestriels au Comité exécutif.
Il existe un risque de compromission à l’accès à la justice en raison de ressources financières insuffisantes et de l’incidence subséquente sur l’indépendance judiciaire des Cours.
Les facteurs qui ont contribué à ces risques en 2018-2019 comprenaient le travail non discrétionnaire associé au nombre croissant des audiences de plusieurs jours; un nombre important de plaideurs non représentés (PNR) dans toutes les Cours; les effets sur les charges de travail découlant des modifications et changements de nature législative et réglementaire apportés aux Règles des Cours; le nombre de documents soumis aux Cours; les demandes permanentes du public pour des services en ligne; le nombre de décisions que le SATJ doit traduire et l’obligation de soutenir les objectifs budgétaires du Canada.
Le financement continu de l’intégrité des programmes dans le budget de 2018 a atténué en grande partie ce risque en offrant une base de ressources stable pour plusieurs aspects essentiels à l’exécution du mandat de base du SATJ. En outre, le SATJ a reçu dans le budget de 2019 des fonds pour d’autres initiatives importantes incluant une légère augmentation de la traduction des décisions des Cours et la relocalisation du palais de justice fédéral à Montréal.
Toutefois, en raison des besoins financiers constants pour la mise en œuvre d’un SGCG moderne, le SATJ maintiendra ses efforts à court terme pour satisfaire à ce besoin. Le SATJ continuera également à évaluer ses besoins en traduction.
Il y a un risque que les applications du système et que l’infrastructure ne seront pas en mesure de répondre aux exigences actuelles et en évolution des Cours, des plaideurs et du SATJ, ce qui aura une incidence sur l’efficience de la prestation de service et l’accès à la justice.
L’inefficacité des systèmes anciens pour répondre aux besoins actuels, la vulnérabilité aux pannes de système, le potentiel d’incidents liés à la sécurité des TI, un manque continu de fonds réservés à un SGCG moderne et la demande croissante du public pour des services numériques sont tous des facteurs qui ont contribué à ce risque. Pour atténuer ce risque, le SATJ a continué de déployer des efforts en 2018-2019 pour obtenir un financement permettant de mettre en œuvre un nouveau SGCG.1
Compte tenu des risques constants dans le cas des systèmes actuels, il a été déterminé que la probabilité et l’incidence de ce risque augmentaient à la fin de l’exercice 2018-2019.
Il y a un risque que le manque de planification de la relève, la capacité insuffisante, le roulement élevé du personnel, les pressions liées à la charge de travail, une culture et un environnement du travail aient une incidence négative sur le mieux être et la productivité des employés.
Les facteurs qui ont contribué à ce risque en 2018-2019 étaient notamment la nécessité de continuer à investir dans la planification de la relève, la capacité insuffisante en personnel, le haut taux de roulement du personnel et les pressions liées à la charge de travail, et le besoin d’améliorer la culture et l’environnement de travail.
Plusieurs stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre au cours de l’exercice pour parer à ce risque. Il s’agissait entre autres de doter les postes recensés pour le financement de l’intégrité des programmes; terminer la stratégie de planification de la relève et faire progresser substantiellement l’examen des descriptions de travail; donner plusieurs séances de formation et de sensibilisation sur la santé mentale/le mieux-être au travail; puis élaborer et mettre en œuvre un plan d’action visant à répondre aux besoins des employés recensés dans le SAFF de 2017.
Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2018-2019.
Il existe un risque de perte, de dommages ou d’incapacité à accéder aux dossiers de valeur opérationnelle ou de jurisprudence historique et donc une incidence sur la prise de décisions.
Les facteurs qui ont contribué à ce risque en 2018-2019 comprenaient la nécessité de mettre en œuvre un système de gestion des documents (SGD) moderne pour le SATJ et les Cours, le nombre de documents de cour traités et gérés par le SATJ; et le nombre important de documents papier archivés par le SATJ. Des stratégies d’atténuation des risques, notamment le déploiement d’un SGD pour tous les services ministériels, la poursuite du travail relativement aux normes de conservation des documents et l’exploration du potentiel de la numérisation des documents d’archives des Cours, ont été mises en œuvre au cours de l’exercice.
Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2018-2019.
Il y a un risque que la sécurité des membres des tribunaux, des utilisateurs des tribunaux et des employés du SATJ, les installations, les renseignements et la TI pourraient être compromis.
En 2018-2019, ce risque a continué d’être favorisé par les exigences en constante évolution en matière de sécurité et les résultats d’un certain nombre d’analyses des menaces. Un éventail de stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre au cours de l’exercice pour réagir à ce risque. Il s’agissait notamment de la poursuite de la mise en œuvre du programme des agents de sécurité des cours (ASC); de l’application de la méthodologie et de l’approche normalisées du SATJ pour établir des mesures de sécurité pour les événements et les audiences à risque élevé; l’examen des PCO et la mise à jour de la politique sur la PCO; et l’entretien de solides partenariats qui positionnent l’organisation de façon stratégique au sein de divers comités de haut niveau qui appuient les initiatives liées à la sécurité. En outre, la majorité des améliorations en matière de sécurité qui avaient été recensées dans le cadre du financement attribué dans le budget de 2015 ont été terminées.
The mitigation strategies adopted were successful in decreasing the likelihood and impact of this risk by the end of 2018–19.
1 Au moment de la publication, le SATJ avait reçu un financement en cours d’exercice de 52 millions de dollars sur cinq ans, à compter de 2019-2020, et un financement permanent 6,7 millions de dollars pour appuyer l’acquisition, la mise en œuvre et le fonctionnement d’un SGCG moderne.