Afin de pouvoir répondre efficacement aux risques organisationnels, le SATJ a mis en place un processus de gestion des risques d’entreprise. Ce processus est appliqué de façon uniforme dans l’ensemble de l’organisation et assure la participation des plus hautes instances du SATJ — le Comité directeur des juges en chef, le Comité ministériel de vérification, le Comité exécutif et le Comité de la haute direction. Il sert à repérer et évaluer les plus importants risques, puis à déterminer les stratégies appropriées pour gérer efficacement ceux-ci. Les propriétaires de risque désignés ont la responsabilité de surveiller le risque et les stratégies d’atténuation, et de présenter des rapports trimestriels au Comité exécutif.
Il existe un risque que les applications du système ne permettront pas de répondre aux besoins actuels et changeants des cours et du SATJ.
Les facteurs qui ont contribué au risque en 2017-2018 étaient les suivants : le manque de financement pour un nouveau SGCG; la demande croissante pour l’accès à une technologie moderne pour interagir avec les cours; l’incompatibilité des anciens systèmes avec la technologie émergente; le besoin de réagir aux résultats de l’évaluation du réseau, de l’infrastructure et de l’environnement informatique du SATJ.
Dans les efforts qu’il déploie pour atténuer ce risque, le SATJ continue de mettre à niveau les systèmes existants afin de permettre une exploitation continue et, dans la mesure du possible, d’accroître la fonctionnalité et l’efficacité de ces derniers. Des investissements ont également été faits pour faire progresser les travaux du plan quinquennal de gestion de l’infrastructure de la TI, afin de gérer la désuétude du système et améliorer l’infrastructure de la TI, la fiabilité du système et la sécurité. De plus, une équipe multisectorielle a été mise sur pied pour diriger l’élaboration des exigences opérationnelles pour un nouveau SGCG afin d’appuyer une future proposition de financement.
Un manque de financement pour un nouveau SGCG signifiait que le SATJ aurait été incapable de réduire la probabilité et l’impact de ce risque.
Il existe un risque que l’insuffisance de fonds compromette l’accès à la justice.
En 2017-2018, les facteurs qui ont contribué au risque sont les niveaux réduits de personnel dans l’ensemble de l’organisation et les pressions grandissantes sur la charge de travail des services judiciaires, du greffe et ministériels; le travail non discrétionnaire associé au nombre croissant des audiences de plusieurs jours; le nombre important plaideurs non représentés (PNR); les effets sur les charges de travail découlant des modifications apportées aux lois, aux règlements et aux règles des cours; le nombre de documents soumis aux cours et le nombre de décisions judiciaires qui nécessitent une traduction; l’obligation de soutenir les objectifs budgétaires du Canada.
Dans le cadre de ses stratégies visant à atténuer le risque, le SATJ a poursuivi ses efforts pour obtenir un financement permettant de répondre aux besoins de l’intégrité des programmes. Dans l’Énoncé économique de l’automne, le SATJ a obtenu un financement supplémentaire de 4 millions de dollars pour 2017-2018 afin d’atténuer les pressions courantes. En outre, le budget de 2018 a accordé au SATJ un financement de 41,9 millions de dollars sur cinq ans, à compter de 2018-2019, ainsi qu’un financement permanent de 9,3 millions de dollars. Ces fonds fourniront une viabilité financière et opérationnelle à long terme permettant au SATJ de remplir les exigences de son mandat. En plus de ces stratégies, le SATJ a continué à réaffecter les fonds et les ressources en fonction des besoins afin de gérer les coûts associés aux dépenses non discrétionnaires.
Il est prévu que si le SATJ réussit à obtenir un financement pour des initiatives prioritaires, telles que le SGCG moderne et la traduction des décisions judiciaires, ce risque diminuera encore plus dans les années à venir.
Il existe un risque d’atteinte à la sécurité des membres et des utilisateurs des cours et à celle de la TI.
En 2017-2018, ce risque a continué d’être nourri par les exigences en constante évolution en matière de sécurité, les menaces sur la scène internationale et les résultats d’un certain nombre d’analyses des menaces.
Pour atténuer ce risque en 2017-2018, le SATJ a continué de mettre en œuvre ses programmes de sécurité complets pour les cours; a apporté des améliorations importantes à la sécurité physique de ses installations, incluant le déploiement d’équipement d’inspection; a établi un nouveau Centre des opérations de sécurité; a harmonisé les normes des services de sécurité à l’échelle du Canada par l’entremise du programme des agents de sécurité des cours et la gestion des risques liés à la sécurité . Ce sont tous des éléments de la position du SATJ en matière de sécurité qui sont axés sur une action proactive plutôt que réactive. Le SATJ a également poursuivi sa collaboration continue avec les organismes chargés de l’application de la loi, les organismes centraux et d’autres partenaires stratégiques afin de développer ses capacités d’intervention pour garantir la continuité des activités et la sécurité des cours et de leurs utilisateurs.
Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’année budgétaire.
Il existe un risque de perte des dossiers papier et numériques.
En 2017-2018, les facteurs qui ont favorisé ce risque incluaient un environnement d’entreprise complexe et changeant; le besoin d’améliorer l’efficacité des processus opérationnels; le besoin de mettre en œuvre un système de gestion des documents moderne pour le SATJ et les cours; la demande de nouveaux services et solutions technologiques; l’augmentation du volume de documents papier.
Dans le cadre de ses stratégies pour atténuer ce risque, le SATJ a réalisé un projet pilote à l’aide des systèmes électroniques organisationnels standard de gestion des documents du gouvernement afin de cerner les facteurs à considérer (c’est-à-dire la formation, la migration des données, les normes liées aux métadonnées, etc.) pour le déploiement d’un système de ce genre à l’échelle du SATJ. Le SATJ a également collaboré avec les cours pour examiner les normes de conservation de documents pour les renseignements judiciaires et optimiser l’espace disponible aux installations d’entreposage des dossiers des cours afin de permettre d’entreposer l’équivalent de deux années de documents d’archives supplémentaire.
Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’année budgétaire.
Il existe un risque que l’absence de planification de la relève entraîne un transfert insuffisant des connaissances ce qui aurait une incidence négative sur la capacité de l’organisation au chapitre des ressources.
Parmi les facteurs favorisant le risque en 2017-2018, notons le besoin de veiller à ce que des ressources qualifiées soient disponibles pour pourvoir les postes au fur et à mesure qu’ils deviennent vacants; le taux élevé de départs d’employés; le taux moyen élevé d’employés en congé de maladie; les ressources limitées disponibles pour la formation; les défis liés à la charge de travail et au mieux-être au travail.
Dans le cadre de ses efforts pour atténuer le risque, le SATJ a terminé la première phase et amorcé la deuxième phase de sa stratégie de planification de la relève afin de recenser les postes qui pourraient représenter un risque connexe advenant qu’ils deviennent vacants. Le SATJ a également enregistré des progrès importants dans l’achèvement de l’examen des descriptions de travail et a mis en œuvre un certain nombre d’initiatives visant à promouvoir le mieux-être au travail des employés, y compris celles appuyant la santé mentale, la prévention du harcèlement, les valeurs et l’éthique et la santé et sécurité au travail. De plus, le SATJ a collaboré avec certains collèges afin d’élaborer des ententes pour ajouter un programme de formation destiné aux futurs adjoints judiciaires. En outre, suivant la réception du financement pour l’année en cours, le SATJ a mis la priorité sur la prise de mesures de dotation pour combler rapidement les postes clés.
Compte tenu du succès obtenu grâce aux stratégies d’atténuation utilisées, le risque a été réévalué comme étant « stable » à la fin de l’année budgétaire.