Audit de l’approvisionnement de services professionnels de faible valeur

Table des matières

• Résumé
• Contexte
• Constatations et recommandations
  • Planification des services professionnels de faible valeur
  • Appel d’offres et attribution de contrat de services professionnels de faible valeur
  • Gestion de contrat de services professionnels de faible valeur
  • Surveillance et lignes directrices en matière d’approvisionnement
  • Recommandations
• Conclusion
• Annexe A – À propos de la mission
• Annexe B – Plan d’action de la direction

Recommandations.

1. Renforcer la surveillance de l’approvisionnement.
2. Mettre à jour le cadre stratégique pour les marchés de prestation de services juridiques.
3. Mettre à jour les lignes directrices en matière d’approvisionnement propres au SATJ.
4. Établir des pratiques normalisées pour consigner et gérer l’information sur l’approvisionnement.

La direction a accepté les recommandations et a élaboré un plan d’action.

Contexte

Service administratif des tribunaux judiciaires

Approvisionnement en services professionnels

3. Chaque année, le gouvernement du Canada dépense des milliards de dollars de fonds publics pour s’approvisionner en biens, en services et en travaux de construction. Les ministères et organismes, dont le SATJ, ont recours aux services professionnels, qui sont un sous-ensemble des services, pour les aider dans l’exécution de leurs programmes et la prestation de leurs services. On pense souvent que les services professionnels sont des services de consultants; pourtant, ils englobent un grand éventail de services. Les services professionnels de faible valeur au SATJ inclus les services de consultation, d’interprétation, de formation, de déchiquetage et de nettoyage ainsi que les services des huissiers-audienciers et des commissionnaires.
4. Sous réserve de certaines exceptions, le processus d’approvisionnement au gouvernement doit être ouvert, équitable et transparent. À cette fin, le gouvernement du Canada a créé un ensemble d’instruments, dont des lois, des règlements et des politiques. Une gouvernance rigoureuse et le respect des règles d’approvisionnement garantissent la prestation efficace des services, l’optimisation des ressources et la saine gestion des fonds publics.
5. L’approvisionnement au gouvernement et les règles qui le régissent peuvent être complexes et faire intervenir diverses parties. Les ministères et organismes sont responsables de leurs propres décisions, activités et dépenses en matière d’approvisionnement. Ce sont les administrateurs généraux qui sont responsables de la gestion de l’approvisionnement, et les cadres supérieurs désignés pour la gestion de l’approvisionnement ont le mandat de les appuyer à cet égard. Les rôles et les responsabilités en matière d’approvisionnement au SATJ sont définis à la figure 1.
6. Au cours des trois derniers exercices, le SATJ a dépensé plus de 10 M$ par année en services professionnels. En 2025-2026, il prévoit dépenser 9,4 M$ en services professionnels, soit un peu plus de 40 % de son budget en activité d’exploitation et d’entretien.
7. Les récents problèmes liés à l’approvisionnement rencontrés par diverses institutions gouvernementales ont soulevé des préoccupations au sujet des pratiques d’approvisionnement en services professionnels à l’échelle du gouvernement du Canada. La surveillance accrue exercée par les parlementaires, les fonctions d’assurance externes comme le Bureau du vérificateur général du Canada, et par l’audit internes comme le Bureau du contrôleur général du Canada a entraîné des modifications aux règles relatives à l’approvisionnement en services professionnels.

Approvisionnement en services professionnels de faible valeur

8. Les directives sur l’approvisionnement recommandent le recours à un processus concurrentiel; toutefois, les ministères et organismes peuvent attribuer des contrats de services professionnels sans passer par un appel d’offres lorsque la valeur estimée du contrat ne dépasse pas 40 000 $.

Importance

10. Les directives sur l’approvisionnement permettent aux organisations de se procurer les services nécessaires pour faciliter l’exécution de programmes et la prestation de services pour les Canadiens, tout en assurant l’optimisation des ressources de l’État. Bien que les règles d’approvisionnement permettent l’attribution de contrats à fournisseur unique, elles insistent sur l’importance de recourir à des processus concurrentiels. Attribuer trop de contrats à des fournisseurs uniques augmente le risque d’attribuer à répétition des contrats à un même fournisseur pour des services similaires, ce qui peut compromettre l’équité et la transparence.
11. Au SATJ, la plupart des contrats de services professionnels sont des contrats de faible valeur (voir la figure 2). Bien qu’ils aient une faible matérialité, ils représentent environ 84 % des contrats de services professionnels attribués chaque année par le SATJ. En 2023-2024, le SATJ a attribué 267 contrats de services professionnels, d’une valeur d’environ 16,7 M$. Parmi ceux-ci, 224 (84 %) étaient des contrats de faible valeur totalisant environ 2,2 M$ (13 % de 16,7 M$).
12. Comme ils font l’objet d’une surveillance moindre, les contrats de services professionnels de faible valeur peuvent donner lieu à plus d’erreurs. Le fait qu’ils soient plus souvent gérés par des propriétaires fonctionnels délégués, qui sont peut-être moins familiers avec les règles d’approvisionnement complexes, augmente ce risque d’erreurs.

Priorité de l’audit

Objectif

13. L’audit visait à déterminer si le SATJ gère l’approvisionnement en services professionnels de faible valeur conformément aux règles d’approvisionnement, d’une manière qui permet d’obtenir des résultats opérationnels et qui témoigne d’une saine gestion et de l’optimisation des ressources.

Portée et méthode

14. L’audit a porté sur les trois étapes du processus d’approvisionnement en services professionnels de faible valeur au SATJ :la planification, les appels d’offres et l’attribution des contrats, et la gestion des contrats, ainsi que sur la surveillance et les lignes directrices (voir la figure 3).
15. L’audit visait les contrats de services professionnels de faible valeur ayant pris fin entre le 1er avril 2023 et le 30 septembre 2024 (voir la figure 4). On a examiné un échantillon discrétionnaire de 20 contrats afin de vérifier la conformité avec les règles et les bonnes pratiques à toutes les étapes du processus d’approvisionnement. Dix de ces contrats avaient été attribués par les Services ministériels, et les dix autres par les Services judiciaires et du greffe. De plus, on a examiné 20 autres contrats au regard de certains éléments à risque élevé, notamment les exigences en matière de sécurité, les modifications et le respect des limites contractuelles.
16. Les contrats suivants ont été exclus de l’audit :
    • les contrats attribués par des fournisseurs de services communs comme Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et Services partagés Canada (SPC) et pour lesquels le SATJ n’était pas l’autorité contractante;
    • les contrats conclus au moyen de cartes d’achat;
    • les contrats attribués pour la Direction de l’audit interne (afin d’éliminer la possibilité de conflit d’intérêts).
17. L’audit a été approuvé dans le Plan d’audit interne 2024-2025 à 2025-2026. De plus amples renseignements à ce sujet se trouvent à l’annexe A - À propos de la mission.

Constatations et recommandations

Les exigences sont définies, les approbations sont obtenues, la stratégie d’approvisionnement n’est souvent pas justifiée

19. Les propriétaires fonctionnels ont souvent conclu des contrats à fournisseur unique sans systématiquement estimer les coûts ou expliquer leur raisonnement. De façon générale, le SATJ définit ses exigences et obtient l’autorisation financière nécessaire avant d’attribuer des contrats de services professionnels de faible valeur, mais si une estimation des coûts était préparée et consignée à l’avance, les propriétaires fonctionnels seraient mieux placés pour évaluer les offres des fournisseurs et pourraient prendre des décisions contractuelles plus éclairées. La figure 5 présente les résultats de l’examen des dossiers à l’étape de la planification des contrats.
20. Les exigences étaient généralement bien définies à l’avance. Sur les 20 contrats examinés, les exigences étaient clairement définies dans un énoncé des travaux ou un bon de commande avant que le SATJ n’attribue le contrat dans 85 % des cas (17/20). Un des contrats contenait des renseignements vagues et très peu de détails. Dans les deux autres cas, les travaux ont commencé et se sont terminés avant l’attribution du contrat en raison d’exigences de dernière minute. La définition des exigences clarifie les attentes en matière de rendement, ce qui permet de mesurer la qualité des produits livrables et de démontrer l’optimisation des ressources.
21. L’estimation des coûts ne se trouvait pas au dossier avant que l’appel d’offres soit lancé. Dans les 20 contrats examinés, les propriétaires fonctionnels n’ont pas estimé les coûts des services ou n’ont pas consigné l’estimation des coûts dans le dossier d’approvisionnement avant de lancer l’appel d’offres. Sans une estimation initiale des coûts, le SATJ peut ne pas disposer de l’information nécessaire pour déterminer si les avantages potentiels du contrat justifient ses coûts. Le risque augmente dans le cas des contrats de faible valeur attribués à un fournisseur unique lorsqu’il n’y a pas d’éléments de comparaison pour évaluer si le tarif proposé est juste.
22. Dans plus de la moitié des cas, le choix d’attribuer un contrat à un fournisseur unique n’a pas été justifié. L’audit a porté sur 14 contrats non concurrentiels (les six autres étaient considérés comme des contrats concurrentiels conclus dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement). Parmi ces 14 contrats à fournisseur unique, cinq (36 %) invoquaient l’exception prévue au RME qui permet le recours à un processus non concurrentiel (dans le cas d’un contrat dont la valeur ne dépasse pas 40 000 $).
23. Le recours à un processus non concurrentiel doit être justifié clairement avec mention explicite de l’exception applicable. La justification est essentielle afin de démontrer l’équité, l’ouverture et la transparence du processus, ainsi que l’optimisation des ressources. Elle devrait être faite avant l’appel d’offres ou l’attribution d’un contrat. Bien que les contrats prescrits soient autorisés sous certaines conditions, ils ne devraient pas être la norme simplement parce qu’ils sont autorisés. Les contrats à fournisseur unique limitent la concurrence et peuvent avoir une incidence sur les tarifs ou la qualité des services.
24. Dans certains cas, le SATJ a consigné son explication quant à savoir pourquoi les travaux ne pouvaient pas être réalisés par un fonctionnaire. Cette explication a été fournie dans quatre des 20 dossiers examinés (20 %). Cette justification n’est pas obligatoire pour les contrats de services professionnels d’une valeur maximale de 40 000 $, mais il s’agit d’une bonne pratique pour la plupart des contrats de services professionnels, surtout lorsque des mesures de réaménagement des effectifs et d’optimisation des services sont en place.
25. L’autorisation d’initier la demande de dépense et d’engager les fonds a été accordée dans tous les cas. Pour les 20 dossiers examinés, un formulaire de demande interne était au dossier et a été approuvé par la personne ayant le pouvoir délégué approprié au titre de l’article 32. Le fait d’engager correctement les fonds permet d’éviter les surprises financières et de garantir que les propriétaires fonctionnels ne dépassent pas leur budget.

Les fournisseurs et la sécurité font l’objet d’une vérification, les contrats sont divulgués, les travaux sont parfois commencés avant l’attribution des contrats

27. Tous les contrats ont été dûment autorisés en vertu de l’article 41 de la LGFP, les exigences en matière de sécurité ont été respectées et les contrats ont été divulgués de façon proactive. Dans certains cas, plusieurs offres n’ont pas été sollicité et les travaux ont commencé avant l’attribution du contrat, ce qui montre qu’il existe des façons d’améliorer l’optimisation des ressources et l’équité concurrentielle. Les résultats de l’examen des dossiers à l’étape de l’appel d’offres et de l’attribution des contrats sont présentés à la figure 6.
28. Les dossiers comportaient généralement une offre du fournisseur, mais certains documents manquaient. Dans 19 des 20 dossiers examinés, les propriétaires fonctionnels avaient reçu une offre ou une proposition du fournisseur. La seule exception concernait un contrat de services d’huissier-audiencier. L’équipe de l’approvisionnement a indiqué que tous les contrats de services d’huissier-audiencier étaient assortis d’un tarif horaire ferme préétabli. Cette entente ne figurait pas au dossier du contrat en question.
29. Six dossiers exigeaient un certain niveau d’expérience pour fournir les services en question. Bien que l’expérience des ressources nommées dans la proposition correspondait aux exigences, dans deux des six dossiers (33 %), un curriculum vitae a été fourni à l’appui.
30. Le processus d’appel d’offres n’est pas une pratique obligatoire ni courante pour les contrats de faible valeur, ceci contribuerait à améliorer l’optimisation des ressources. Sur les 20 dossiers examinés, aucun ne contenait plusieurs offres. Au SATJ, la pratique générale est de ne pas obtenir plus d’une offre pour les contrats de faible valeur. Les règles d’approvisionnement n’exigent pas que les ministères et organismes obtiennent plusieurs offres lorsque la valeur estimée d’un contrat ne dépasse pas 40 000 $, mais on s’attend néanmoins à ce qu’ils le fassent lorsque jugé rentable. La décision est laissée à la discrétion de chaque organisation en fonction de son profil de risque et de son contexte opérationnel.

32. Les travaux ont commencé avant l’attribution des contrats L’analyse des données relatives aux 284 contrats de faible valeur visés par l’audit, qui ont pris fin entre le 1er avril 2023 et le 30 septembre 2024, a révélé que les travaux semblaient avoir commencé avant l’attribution d’un contrat dans 30 cas (11 %), d’une valeur de 234 090 $. Environ 37 % de ces cas (11/30) visaient à obtenir des services d’interprétation, qui sont souvent demandés à la dernière minute par une partie prenante avant une audience. Les services d’interprétation représentaient 30 % de l’ensemble des contrats visés par l’audit. Quand l’organisation permet le début des travaux avant l’attribution du contrat, elle s’expose à des risques juridiques et financiers, par exemple en cas de différends liés aux produits livrables et aux conditions de paiement.
33. Des vérifications de l’intégrité ont été effectuées au besoin. En vertu de la Politique d’inadmissibilité et de suspension du SPAC, le SATJ doit soumettre une demande de vérification d’intégrité au Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs afin de valider l’admissibilité du fournisseur envisagé. Cette vérification doit être effectuée avant l’attribution d’un contrat ou la délivrance d’un bon de commande, d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d’approvisionnement d’une valeur égale ou supérieure à 10 000 $, sous réserve de certaines exceptions. Dans les quatre cas applicables, la preuve de la vérification était au dossier.

35. Dans le cadre de la modernisation de l’approvisionnement de 2024, SPAC a mis à jour ses modèles de contrats afin d’y intégrer directement le contenu qui était auparavant fourni avec des liens, notamment l’exigence pour les fournisseurs de se conformer au Code de conduite pour l’approvisionnement, ainsi qu’un lien vers le Code. En juillet 2025, le SATJ avait commencé le processus visant à mettre en œuvre les nouveaux modèles du SPAC. Quand des bons de commandes ont été utilisés à la place de contrats, le code n’a pas été communiqué. Les bons de commandes représentaient 36 % de l’ensemble des dossiers visés par l’audit (102/284 dossiers).
36. Tous les contrats ont été dûment autorisés par le SATJ, mais la confirmation de la part des fournisseurs n’était pas au dossier pour la plupart des bons de commandes. Tous les dossiers d’approvisionnement portaient la signature d’un représentant du SATJ ayant une autorité contractante au titre de l’article 41 de la LGFP. Cependant, la signature ou la confirmation du fournisseur ne figurait pas dans cinq dossiers, dont quatre étaient des bons de commandes. Contrairement aux contrats, le formulaire de bon de commande ne comporte pas de section pour la signature du fournisseur; il n’y en a qu’une pour la signature du SATJ. La pratique actuelle au SATJ consiste à demander au fournisseur un courriel confirmant les conditions du bon de commande. La signature ou la confirmation des contrats et des bons de commandes par les fournisseurs et la conservation des documents dans les dossiers garantissent le caractère exécutoire de l’entente, contribuent à la compréhension mutuelle et facilitent la reddition de comptes.
37. Les exigences en matière de sécurité ont été respectées pendant la durée des contrats, mais les rôles et les responsabilités doivent être clarifiés. Les fournisseurs avaient la cote de sécurité nécessaire dans le cas des neuf contrats examinés qui l’exigeaient. Lorsque la durée du contrat doit être prolongée, l’agent d’approvisionnement devrait s’assurer que les cotes de sécurité demeurent valides. Rien au dossier ne démontrait que cette vérification avait été faite pour les contrats modifiés. Néanmoins, des preuves subséquentes ont confirmé que les exigences en matière de sécurité ont été respectées pendant la durée des contrats, y compris dans le cas des contrats qui ont été prolongés. Les rôles et les responsabilités des équipes d’approvisionnement et de sécurité en ce qui a trait à la vérification des cotes de sécurité avant l’octroi d’une prolongation de délai ne sont pas consignés. Ce manque de clarté peut entraîner des problèmes au regard de la responsabilité parmi les parties prenantes.
38. Les contrats ont été divulgués de façon proactive, mais il y a des risques liés à l’annonce de contrats attribués à d’anciens fonctionnaires touchant une pension. Afin d’assurer la transparence et la responsabilité, le gouvernement du Canada exige des ministères et organismes qu’ils divulguent de façon proactive tout contrat d’une valeur supérieure à 10 000 $. Sur les 20 dossiers, huit avaient une valeur inférieure à 10 000 $ et n’étaient donc pas assujettis à cette obligation. Quant aux 12 autres, ils ont tous été divulgués de façon proactive.
39. L’une des exigences en matière de publication est d’indiquer quand un contrat est attribué à un ancien fonctionnaire touchant une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique. Les dossiers n’indiquaient pas clairement comment ce statut avait été vérifié. Le processus de vérification n’est pas consigné. L’examen des données relatives aux contrats a mis en évidence le risque que cette vérification ne soit pas effectuée efficacement.
40. L’analyse des données fait ressortir certaines possibilités d’amélioration. Parmi les contrats de services professionnels de faible valeur ayant pris fin entre le 1^er avril 2023 et le 30 septembre 2024, 60 % avaient une valeur inférieure à 5 000 $ (171/284). Ensemble, ces contrats avaient une valeur de 301 796 $, ce qui représente environ 13 % de la valeur totale de la population des contrats. Chaque contrat individuel exige du temps et des efforts de la part du propriétaire fonctionnel et de l’équipe de l’approvisionnement des Services ministériels. Par exemple, dans cette même période, plus de 80 % (70/86) des contrats de services d’interprétation avaient une valeur inférieure à 5 000 $. Cette tendance laisse entrevoir des possibilités d’accroître à la fois la concurrence et l’efficacité en examinant de façon collective les exigences relatives à des services semblables à l’échelle de l’organisation.

Le rendement des fournisseurs est surveillé, certaines règles de modification ne sont pas respectées et la gestion de l’information pourrait être améliorée

42. En général, les services ont été reçus comme prévu. Les propriétaires fonctionnels ont surveillé le rendement des fournisseurs en examinant les feuilles de temps et les produits livrables. Cependant, les modifications sont fréquentes et les règles à cet égard n’ont pas toujours été respectées. Les pratiques de tenue de dossiers variaient d’un propriétaire fonctionnel à l’autre. Les résultats de l’examen des dossiers à l’étape de la gestion des contrats sont présentés à la figure 7.
43. Les propriétaires fonctionnels ont surveillé les fournisseurs pour s’assurer que les services étaient fournis. Tous les dossiers examinés ont révélé que les propriétaires fonctionnels ont surveillé activement le rendement des fournisseurs en communiquant avec eux, en examinant les feuilles de temps et les produits livrables et en modifiant les contrats.
44. Les produits livrables ont été reçus conformément au contrat pour 17 des 19 dossiers. Dans les deux autres cas, les propriétaires fonctionnels ont tout de même fait preuve d’une gestion efficace :
    • Dans un contrat de services de sténographie, le SATJ n’a pas reçu la transcription d’une instance judiciaire de la part du fournisseur et, après de multiples tentatives pour l’obtenir, la demande de transcription a été annulée sans paiement;
    • Dans un contrat de services liés aux technologies de l’information, le produit livrable initial a été remplacé par un autre. Selon le propriétaire fonctionnel, les deux parties se sont entendues verbalement sur les travaux à réaliser, qui visaient à répondre à une priorité organisationnelle urgente. Ce contrat a été surveillé, mais il n’a pas été modifié pour tenir compte des changements à la portée, et l’entente intervenue entre les parties n’a pas été pleinement consignée.
45. Tous les contrats nécessitant des feuilles de temps en avaient au dossier pour appuyer les travaux réalisés (15/15). Ces feuilles de temps détaillaient la nature des services réalisés et le temps nécessaire pour accomplir diverses tâches.
46. Les factures ont été dûment attestées. Toutes les factures ont été correctement attestées avant le paiement. Pour les 18 dossiers où des paiements ont été effectués, chacun a été approuvé par un propriétaire fonctionnel dûment autorisé, qui a confirmé que les services ont été rendus et que les conditions du contrat ont été respectées, comme l’exige l’article 34 de la LGFP.
47. Un grand nombre de contrats de faible valeur ont été modifiés et, dans certains cas, les règles n’ont pas été respectées. Il arrive que la valeur monétaire, l’étendue des travaux, les produits livrables, etc. des contrats de services professionnels soient modifiés. Le cas échéant, la justification du changement doit être consignée et acceptée par le SATJ et le fournisseur. Pour la population de 284 contrats de faibles valeurs examinés, 24 % ont été modifiés, entraînant une augmentation de la valeur de 0,9 M$ à 1,13 M$, soit une augmentation de 20 %. Lorsqu’un contrat a été modifié, il l’a été plus d’une fois dans plus de 50 % des cas. Aucun des contrats assujettis au RME n’a été modifié au point où sa valeur a franchi 40 000 $, soit la valeur maximale permise pour l’attribution d’un contrat à fournisseur unique.
48. Les modifications de contrats exigent du temps et des efforts de la part du propriétaire fonctionnel et de l’équipe de l’approvisionnement des Services ministériels. Le fait qu’un nombre élevé de contrats ont été modifiés signifie que la planification et l’efficacité de l’approvisionnement en services professionnels de faible valeur pourraient être améliorées.
49. Parmi les contrats examinés, 12 ont été modifiés. Neuf d’entre eux ont respecté les bonnes pratiques en approvisionnement (75 %) et trois (25 %) ne les ont pas respectées :
    • Un contrat a été modifié peu de temps après la date d’échéance au lieu qu’un nouveau contrat soit conclu;
    • Deux contrats de services négociés au moyen de bon de commande ont été modifiés, et la confirmation du fournisseur n’était pas au dossier.
50. La gestion de l’information pourrait être améliorée. Dans le dépôt officiel du SATJ (Themis), l’équipe de l’approvisionnement tient à jour un dossier électronique pour chaque approvisionnement; le dossier contient toute l’information sur les aspects de l’approvisionnement dont l’équipe est directement responsable. En revanche, le SATJ n’a pas de lignes directrices propres pour permettre aux propriétaires fonctionnels d’établir quels documents contractuels (dont les communications clés avec les fournisseurs et les produits livrables) doivent être conservés, et où les conserver. Les propriétaires fonctionnels consignent les informations contractuelles de différentes manières, par exemple dans Themis, dans des dossiers personnels sur leur ordinateur et dans leur boîte de messagerie électronique. Bien que des pièces justificatives aient été fournies sur demande, la conservation de renseignements à valeur opérationnelle ailleurs que dans le dépôt officiel du SATJ accroît le risque de perte en raison du roulement du personnel. Des lignes directrices et des modèles, dont une structure de dossier cohérente pour les propriétaires fonctionnels liée au dossier de l’équipe de l’approvisionnement, réduiraient les risques entourant la transparence et amélioreraient la capacité de l’organisation à démontrer son respect des règles d’approvisionnement.

Surveillance et lignes directrices en matière d’approvisionnement

La surveillance et les lignes directrices en matière d’approvisionnement sont insuffisantes ou désuètes

53. Le comité de gouvernance de l’approvisionnement du SATJ ne fonctionnait pas comme prévu. Le SATJ a mis à jour le mandat du CRC en septembre 2018 après que le rapport du BOA a recommandé que le mandat détaille le rôle, la composition et les responsabilités du comité. En 2023, après une évaluation interne, le CRC a été jugé comme fonctionnant comme prévu, mais que son mandat devait être mis à jour. Cependant, l’examen des dossiers a révélé que la participation du CRC à certains approvisionnements se limitait à la participation de quelques-uns de ses membres, dont le directeur de l’approvisionnement et, à l’occasion, l’avocate ministérielle. De plus, les décisions du CRC n’étaient pas consignées dans des procès-verbaux ou des comptes rendus de décisions; les dossiers d’approvisionnement individuels contenaient plutôt des courriels des membres du comité avec leurs commentaires et certaines approbations. Il ne semblait pas y avoir de raison pour expliquer pourquoi un examen par le CRC était requis dans certains cas mais pas d’autres.
54. La direction s’emploie actuellement à relancer le CRC et à approuver une version à jour de son mandat. En juillet 2025, le mandat du CRC a été mis à jour (nouveau président, nouvelle liste des membres ainsi que nouveaux rôles et responsabilités) et devait être examiné et approuvé lors d’une prochaine réunion du Comité exécutif. Dans le contexte de cette démarche, la division d’audit interne a fourni des conseils sur la pertinence de la conception du comité dans sa forme actuelle comme important mécanisme de contrôle de l’approvisionnement pour assurer l’intégrité du processus d’approvisionnement et favoriser la responsabilité.
55. Les procédures et les lignes directrices en matière d’approvisionnement du SATJ ne sont pas à jour. Depuis le rapport du BOA en 2018, le SATJ a élaboré et approuvé sa politique en matière d’approvisionnement en août 2020 ainsi que certaines listes de contrôle pertinentes. La politique et les outils connexes ont été mis à la disposition de l’équipe de l’approvisionnement. Depuis, SPAC a mis à jour à plusieurs reprises les règles d’approvisionnement en services professionnels du gouvernement. Les cadres du SATJ ont mentionné qu’il était difficile de mettre à jour les procédures internes en raison du volume élevé de changements et de leur fréquence.
56. En juillet 2025, la politique et les lignes directrices en matière d’approvisionnement du SATJ pour soutenir l’équipe de l’approvisionnement n’avaient pas encore été mises à jour, et des lignes directrices n’avaient pas encore été élaborées précisément pour soutenir les propriétaires fonctionnels. Il est important pour l’équipe de l’approvisionnement et les propriétaires fonctionnels que le SATJ ait ses propres lignes directrices afin d’améliorer l’uniformité et le respect des règles d’approvisionnement, y compris pour les contrats de faible valeur, pour lesquels il y a peu de lignes directrices gouvernementales. De telles lignes directrices aideraient également la petite équipe de l’approvisionnement à améliorer sa fonction d’analyse critique et à mieux soutenir les propriétaires fonctionnels dans la prise de décisions en matière d’approvisionnement.

Recommandations

1. Le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement devrait renforcer la surveillance de l’approvisionnement :
   1. Rétablir un comité de gouvernance de l’approvisionnement efficace, doté d’un mandat et d’une composition clairs;
   2. Élaborer une stratégie d’approvisionnement pour les services professionnels de faible valeur qui sont approvisionnés de manière récurrente. Une approche stratégique proactive devrait favoriser la concurrence équitable et ouverte, améliorer l’efficacité opérationnelle, réduire les cas où les travaux commencent avant l’attribution des contrats et réduire le nombre de modifications;
   3. S’assurer que l’équipe de l’approvisionnement est outillée pour jouer un rôle de contrôle et d’analyse critique efficace au sein de l’organisation.
2. Le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement devrait s’assurer que la politique du SATJ sur les marchés de prestation de services juridiques est tenue à jour. L’avocate ministérielle devrait diriger cette mise à jour et travailler avec le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement et l’administrateur en chef adjoint, Services judiciaires et du greffe, afin de communiquer les changements aux personnes concernées.
3. Le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement devrait communiquer la politique en matière d’approvisionnement du SATJ et élaborer des lignes directrices en matière d’approvisionnement propres au SATJ, comprenant des listes de contrôle, et les tenir à jour, afin d’aider l’équipe de l’approvisionnement et les propriétaires fonctionnels à respecter leurs obligations relatives à l’approvisionnement en services professionnels de faible valeur. Les lignes directrices devraient porter sur toutes les étapes du processus d’approvisionnement et tenir compte des constatations et des possibilités d’amélioration relevées dans le présent rapport. Le SATJ devrait avoir des pratiques claires pour gérer les besoins de dernière minute, éviter les situations où les travaux commencent avant qu’un contrat soit en place et clarifier le recours aux bons de commandes.
4. Le cadre supérieur désigné pour la gestion de l’approvisionnement devrait fournir des lignes directrices aux propriétaires fonctionnels sur quels renseignements relatifs aux contrats de faible valeur devrait être consignés et sur la façon de les consigner dans le dépôt officiel du SATJ.

Réponse de la direction

Le plan d’action de la direction en réponse à chaque recommandation est présenté à la fin du présent rapport, à l’annexe B – Plan d’action de la direction.

Conclusion

Le SATJ gère l’approvisionnement en services professionnels de faible valeur d’une manière qui permet d’obtenir des résultats opérationnels, mais qui ne témoigne pas toujours d’une saine gestion et de l’optimisation des ressources.

De fait, le SATJ a démontré qu’il arrive à obtenir des résultats opérationnels grâce à ses pratiques d’approvisionnement de faible valeur. Les propriétaires fonctionnels définissent les besoins en approvisionnement et surveillent les cotes de sécurité et le rendement des fournisseurs pour s’assurer que les services professionnels répondent aux attentes. De plus, l’organisation dispose de procédures rigoureuses qui assurent que les obligations financières sont dûment autorisées.

Certaines pratiques du SATJ compromettent la saine gestion des fonds publics et l’optimisation des ressources. Des contrats ont été attribués après le début des travaux, et le recours et la gestion des modifications devraient être améliorés. Il est nécessaire de rétablir la surveillance de l’approvisionnement et de mettre à jour la politique en matière d’approvisionnement en services juridiques.

Il serait également bon de repenser la façon dont les services professionnels de faible valeur qui sont récurrents et essentiels au fonctionnement de l’organisation et des Cours sont obtenus, pour ainsi améliorer la concurrence et l’efficacité.

En raison de l’examen récent des pratiques d’approvisionnement du Gouvernement, de nombreux changements ont été apportés aux règles, surtout en ce qui concerne les contrats dont la valeur est supérieure à 40 000 $. Comme il existe peu de lignes directrices pour les contrats de faible valeur, bon nombre des pratiques et principes existants pourraient leur être appliqués. Le manque de lignes directrices est un facteur important qui contribue aux préoccupations soulevées dans l’audit. Des lignes directrices propres au SATJ aideraient à assurer le respect des règles, notamment en ce qui a trait à l’estimation des coûts, à la gestion appropriée des modifications et à la conservation des documents. Elles contribueraient aussi à outiller l’équipe de l’approvisionnement pour qu’elle puisse jouer son rôle de contrôle et d’analyse critique.

Les directives en matière d’approvisionnement, quelle que soit la valeur des contrats, servent à aider les organisations à obtenir les services nécessaires pour appuyer leurs programmes et créer de la valeur pour les Canadiens, tout en assurant le meilleur rapport qualité-prix pour l’État. Les directives en matière de contrats de faible valeur permettent une certaine souplesse dans la façon dont les services sont obtenus, malgré cela, il est essentiel de respecter les principes clés d’ouverture, d’équité et de la transparence.

Je remercie les dirigeants du Service administratif des tribunaux judiciaires, et plus particulièrement l’équipe de l’approvisionnement, pour leur collaboration et pour l’aide apportée à la Direction de l’audit interne.

Jennifer McLeod, CIA, CPA, CMA
Dirigeante principale de l’audit

Annexe A – À propos de la mission

Objectif

Déterminer si le SATJ gère l’approvisionnement en services professionnels de faible valeur d’une manière qui permet d’obtenir des résultats opérationnels et qui témoigne d’une saine gestion et de l’optimisation des ressources, conformément aux règles d’approvisionnement.

Portée

L’audit a porté sur toutes les étapes du cycle d’approvisionnement pour les contrats de services professionnels de faible valeur. L’audit a examiné la planification, les appels d’offres et l’attribution des contrats et la gestion des contrats, ainsi que sur la fonction générale de surveillance et les lignes directrices. Plus précisément, l’audit visait les contrats de services professionnels d’une valeur initiale ne dépassant pas 40 000 $ (taxes comprises) et prenant fin entre le 1er avril 2023 et le 30 septembre 2024.

Au cours de la période visée, 284 contrats de services professionnels de faible valeur (d’une valeur totale d’environ 2,5 M$), répondaient à ces critères.

Les données sur les contrats attribués par le SATJ pour des services professionnels d’avril 2021 à septembre 2024 ont été examinées à des fins d’analyse des tendances et des risques.

Exclusions :

• les contrats attribués par des fournisseurs de services communs (c.-à-d. pour lesquels l’autorité contractante était SPAC ou SPC);
• les contrats effectués au moyen de cartes d’achat;
• pour des raisons d’impartialité, quatre contrats pour la Direction de l’audit interne (d’une valeur d’environ 101 000 $ et qui ont pris fin entre le 1er avril 2023 et le 30 septembre 2024).

Le pouvoir de la Direction de l’audit interne est limité aux questions administratives relevant des pouvoirs de l’administratrice en chef; il ne s’étend pas aux questions que la loi attribue à la magistrature (c.-à-d. les informations et fonctions judiciaires).

Approche

Pour mener à bien l’audit, la Direction de l’audit interne a utilisé entre autres les méthodes suivantes :

• Examen et analyse de la documentation, y compris les politiques, les directives et les procédures du gouvernement du Canada et du SATJ;
• Entrevues et discussions avec le personnel du SATJ;
• Analyse des données relatives aux contrats de services professionnels attribués par le SATJ entre le 1 avril 2021 et le 30 septembre 2024 en vue de déceler les tendances, les risques et les anomalies;
• Analyse des contrats de services professionnels de faible valeur ayant pris fin entre le 1er avril 2023 et le 30 septembre 2024.
• Examen détaillé des dossiers afin d’obtenir un échantillon discrétionnaire de contrats provenant des Services ministériels et des Services judiciaires et du greffe :
  • Un échantillon discrétionnaire de 20 contrats pour un examen complet à toutes les étapes du processus d’approvisionnement, dont la valeur initiale totale était de 443 069 $;
  • Vingt (20) autres contrats, sélectionnés aux fins d’examen en fonction de divers facteurs de risque. L’examen de ces dossiers n’a pas porté sur tous les éléments, mais plutôt sur les éléments liés au risque, comme la réalisation de services avant l’attribution du contrat, la modification des contrats, les divulgations proactives, les cotes de sécurité et le respect des limites contractuelles.

Période visée par l’audit

Dans le cadre de l’audit, les données relatives aux contrats de services professionnels du SATJ entre le 1er avril 2021 et le 30 septembre 2024, ont été examinées. Les contrats sélectionnés pour l’audit étaient des contrats qui ont pris fin entre le 1er avril 2023 et le 30 septembre 2024. Cette période est la période à laquelle s’applique la conclusion de l’audit. Toutefois, afin d’avoir une compréhension plus globale de la situation, nous avons également examiné certaines questions liées à des contrats qui ont précédé cette période ou qui l’ont suivie, jusqu’à la date du présent rapport.

Date du rapport

Nous détenions les éléments nécessaires pour fonder notre conclusion le 12 août 2025.

Respect des normes professionnelles

Le présent audit interne a été réalisé conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne.

Annexe B – Plan d’action de la direction