Plan ministériel 2020-2021

Renseignements supplémentaires

Raison d’être

Le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ) a été créé le 2 juillet 2003 au moment de l’entrée en vigueur de la Loi sur le Service administratif des tribunaux judiciaires, L.C. 2002, ch. 8 (la Loi sur le SATJ). Le rôle du SATJ est de fournir, de manière efficace, des services judiciaires, des services de greffe et des services ministériels à quatre Cours supérieures d’archives, soit la Cour d’appel fédérale (CAF), la Cour fédérale (CF), la Cour d’appel de la cour martiale du Canada (CACM) et la Cour canadienne de l’impôt (CCI) les « Cours ». L’attribution de ces services à un organisme indépendant du gouvernement du Canada assure l’indépendance des Cours et accroît la responsabilité à l’égard de l’utilisation des fonds publics. Le SATJ reconnaît l’indépendance des Cours dans la conduite de leurs affaires et vise à fournir à chacune des services ministériels, des services judiciaires et des services de greffe efficaces et de qualité.

Mandat et rôle

Selon l’article 2 de la Loi sur le SATJ, le SATJ est chargé de :

• favoriser la coordination au sein de la CAF, de la CF, de la CACM et de la CCI et la coopération entre elles, pour faciliter la prestation à celles-ci de services administratifs efficaces;

• accroître l’indépendance judiciaire du fait qu’il est une organisation indépendante du gouvernement du Canada chargée d’assurer les services administratifs des tribunaux et de confirmer le rôle des juges en chef et des juges dans l’administration des Cours;

• accroître la responsabilité à l’égard de l’utilisation de fonds publics pour l’administration des tribunaux tout en protégeant l’indépendance judiciaire.

Contexte opérationnel et principaux risques

Contexte opérationnel

En 2020-2021, le milieu où le SATJ exerce ses activités restera complexe et difficile en partie à cause des facteurs suivants.

Indépendance judiciaire

L’indépendance judiciaire est garante d’une prise de décisions par les juges hors de toute influence et sur la seule base des faits et du droit. Elle présente trois aspects, à savoir l’inamovibilité, la sécurité financière et l’indépendance administrative. La protection du principe de l’indépendance judiciaire représente un souci primordial dans le fonctionnement du SATJ, appelé à fournir des services administratifs aux Cours et à appuyer les juges en chef et les juges dans la gestion de leurs affaires.

Exigences propres aux Cours

Les services dont a besoin la magistrature, y compris ceux fournis par les greffes, les activités liées à la tenue des audiences, les conseillers juridiques, les administrateurs judiciaires, les auxiliaires juridiques, les jurilinguistes, les adjoints judiciaires, le personnel de bibliothèque et les préposés aux audiences sont fournis à la demande des juges en chef. Vu le caractère national et itinérant des Cours, le SATJ doit en outre prêter son soutien aux membres des Cours et fournir des services judiciaires et de greffe en divers lieux au pays. Ainsi, les exigences individuelles et uniques des quatre Cours, le caractère distinct de leurs affaires et les caractéristiques du système judiciaire canadien sont autant de facteurs que le SATJ doit prendre en considération dans la prestation de services aux Cours.

Volume et complexité des affaires devant les Cours

Le nombre d’affaires dont les Cours sont saisies constitue un facteur de première importance qui influe sur le degré de soutien administratif dont celles-ci ont besoin de la part du SATJ, plus particulièrement pour les services judiciaires et de greffe. Le volume en question peut être quelque peu imprévisible, puisque les modifications des lois et des règlements, les décisions de principe et la jurisprudence peuvent avoir une incidence sur le nombre d’affaires portées devant les Cours. Ajoutons que la nature et la complexité croissante des affaires à entendre peuvent agir considérablement sur la charge de travail des tribunaux et des greffes, notamment dans les domaines de la sécurité nationale, de la propriété intellectuelle, des revendications des Autochtones, de la fiscalité et de l’immigration, ce qui aggrave les pressions sur le personnel et les services judiciaires et de greffe entre autres.

Exigences de services et de tribunaux électroniques

Aujourd’hui, les gens font régulièrement des affaires en ligne et exigent les mêmes services du gouvernement que des organismes du secteur privé. Les technologies émergentes et les nouvelles tendances dans l’électronisation des services sont autant de considérations clés pour le SATJ dans sa prestation de services et ses systèmes. Par conséquent, le SATJ procédera à la transition vers un environnement numérique dans lequel les membres des Cours, les plaideurs, les avocats et le public pourront accéder aux services des Cours par voie électronique. Cela permettra également aux employés du SATJ de fournir des services judiciaires, des services du greffe et des services administratifs numériquement.

Capacité de prestation de services

La capacité du SATJ de fournir le niveau de services obligatoires pour satisfaire aux exigences opérationnelles des Cours, ainsi que les services connexes donnés aux plaideurs et à leurs conseillers juridiques, est tributaire des ressources financières et humaines dont il dispose. Le SATJ continuera à déployer des efforts pour s’assurer que l’organisation a en place les ressources nécessaires pour offrir le niveau de services obligatoires dont ont besoin les Cours.

Effectifs

La capacité du SATJ à fournir des services aux Cours dépend également de l’état de ses effectifs. Le gros du travail qui se fait dans l’organisme exige des compétences spécialisées et une solide connaissance de l’environnement juridique et judiciaire, tout comme des connaissances techniques dans les domaines d’activité des Cours. Vu le caractère unique des compétences nécessaires, le SATJ doit souvent rivaliser avec les autres tribunaux du Canada ou autres ministères fédéraux pour attirer et maintenir en poste un personnel qualifié. De plus, le SATJ a un effectif mature, ce qui nécessite la mise en place de stratégies de planification de la relève, de gestion des talents et de gestion des connaissances.

Principaux risques

Le SATJ a mis en place un processus de gestion des risques d’entreprise grâce auquel les profils de risques organisationnels sont établis et utilisés annuellement dans le but de mettre au point un cadre de gestion des risques d’entreprise pour l’exercice. Ce processus est appliqué de façon uniforme dans l’ensemble de l’organisation et assure la participation des plus hautes instances du SATJ comme les juges en chef des Cours, le Comité ministériel d’audit, le Comité exécutif et le Comité de la haute gestion. Il a pour objectif de repérer et d’évaluer les plus importants risques, puis à déterminer les stratégies appropriées pour gérer efficacement ceux-ci. Les responsables des risques désignés ont pour rôle de surveiller les risques et l’efficacité des stratégies d’atténuation, en plus de présenter des rapports trimestriels au Comité exécutif.

Les paragraphes suivants décrivent les facteurs cruciaux, les répercussions éventuelles et les stratégies de réaction au risque les plus importantes liés à chacun des principaux risques opérationnels recensés pour 2020-2021.

Accès à la justice

Le modèle de financement des Cours risque de compromettre l’accès à la justice et d’avoir une incidence sur l’indépendance judiciaire des Cours.

Ce risque repose sur le modèle de financement des Cours et du SATJ qui n’est pas adapté aux besoins émergents. Quoique le financement de l’intégrité des programmes et le financement en cours d’exercice du SATJ aient été prévus dans le budget de 2017 et de 2018, sans un modèle de financement pouvant répondre aux besoins à venir, il subsiste un risque que le SATJ retombe dans l’intégrité des programmes. Pour atténuer ce risque, le SATJ continuera de tenir des discussions avec les Cours et les organismes centraux afin de cerner un modèle de financement qui convient aux Cours et au SATJ.

Transformation organisationnelle et gestion du changement

La résistance des employés et le manque de ressources détenant les ensembles de compétences et d’aptitudes requis pour s’adapter à un nouveau cadre de fonctionnement risquent de nuire à l’atteinte des objectifs organisationnels.

De nombreux facteurs contribuent à ce risque, notamment la nécessité d’une gestion du changement robuste; la pénurie d’expertise en matière de gestion du changement et la nécessité de la formation connexe à l’intention de la direction et du personnel; la pénurie de formation liée aux ensembles de compétences spécialisées requis pour répondre aux besoins des Cours et du SATJ; les progrès technologiques; et les normes de services qui évoluent rapidement ayant une incidence sur les attentes des Cours et de leurs intervenants.

Pour atténuer ce risque, le SATJ mettra particulièrement l’accent sur la gestion du changement. Pour ce faire, il lancera différentes activités visant à aider les employés à comprendre, à accepter et à accueillir les changements s’opérant dans leur environnement de travail. Ces activités souligneront aussi l’importance des changements à apporter afin d’aider les employés à mieux comprendre le bien-fondé de ces changements, les attentes de la haute direction, les avantages prévus et le rôle qu’ils ont à jouer dans l’adoption et le maintien du changement.

Système de gestion des Cours et du greffe

Il y a un risque que les applications du système et que l’infrastructure ne seront pas en mesure de répondre aux exigences en évolution des Cours, des plaideurs et du SATJ, ce qui aura une incidence sur l’efficience de la prestation de service et l’accès à la justice.

Ce risque est tributaire de plusieurs facteurs, notamment la demande croissante du public d’une transformation numérique des systèmes de gestion des cours et du greffe et l’accès à une technologie moderne pour interagir avec les Cours. Parmi les autres facteurs importants figurent l’insuffisance des ressources spécialisées pour mettre en œuvre d’importants projets TI et soutenir le passage aux tribunaux électroniques; l’incompatibilité de la nouvelle technologie avec la technologie existante; les résultats de diverses évaluations de l’architecture de réseau et de l’environnement informatique du SATJ; et les différences de régime de gouvernance de l’information judiciaire. Ces facteurs limitent sérieusement la capacité du SATJ de répondre aux besoins en évolution des programmes.

Dans le cadre de ses stratégies de réaction au risque, le SATJ lancera l’acquisition et préparation de la mise en œuvre d’un nouveau SGCG. En outre, on apportera des améliorations de l’infrastructure du réseau de TI dans le but de se préparer à la mise en œuvre du nouveau SGCG.

Gestion de l’information

Il existe un risque de perte, de dommages ou d’incapacité à accéder aux dossiers de valeur opérationnelle ou de jurisprudence historique et donc une incidence sur la prise de décisions.

La convergence de plusieurs facteurs continue à conditionner ce risque. Les facteurs qui sont le plus à prévoir sont notamment les règles et règlements stricts liés à la sauvegarde des documents de procédure; le besoin de modèles de classification visant à définir les renseignements de procédure et les documents judiciaires, y compris la sécurité et les méthodes de prise en charge; le besoin d’améliorer la gestion des renseignements et des données d’entreprise; l’absence de sauvegarde des documents de la Cour sur papier; l’absence de ressources pour sauvegarder les documents originaux dans un autre format; l’incidence éventuelle de la perte des renseignements à valeur opérationnelle; le fait que les renseignements détenus par le SATJ sont de nature à établir un précédent et leur importance historique; les demandes répétées du public pour des services électroniques et le besoin connexe de diffuser les renseignements de manière électronique; l’incapacité des systèmes actuels de répondre aux besoins changeants en matière de GI; la lenteur du processus visant à combler les lacunes recensées au sein des systèmes; et le besoin de mettre en œuvre un système de gestion des documents du SATJ au sein des secteurs opérationnels.

Les stratégies de réaction au risque comprennent l’application rigoureuse des pratiques de gestion des renseignements d’entreprise, notamment les calendriers de conservation et d’élimination; l’examen des options de numérisation des dossiers de la Cour; et l’intégration d’autres secteurs opérationnels et bureaux régionaux au système de gestion des documents d’entreprise. En outre, le SATJ continuera de garantir des conditions convenables pour le stockage des documents de procédure archivés, y compris l’espace de stockage et d’archivage des documents de procédure sur papier.

Sécurité de la TI

Il y a un risque que la sécurité de l’information et de l’infrastructure informatique soit compromise.

Le risque lié à la sécurité de la TI pour le SATJ découle de l’augmentation du nombre de dossiers de sécurité nationale et d’autres dossiers de nature délicate et pouvant attirer les acteurs externes, notamment l’immigration, la fiscalité et la propriété intellectuelle; le besoin constant en matière d’infrastructure et d’outils habilitants pour appuyer la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la protection des renseignements; les demandes du gouvernement du Canada pour une nouvelle Stratégie nationale de cybersécurité; le besoin de garantir la sûreté et la sécurité de l’infrastructure essentielle des Cours et du SATJ; les appels répétés pour des services électroniques permettant d’interagir avec les Cours; les résultats des diverses évaluations concernant le réseau, l’architecture et l’environnement informatique du SATJ; et l’émergence de nouvelles technologies.

La concrétisation de ce risque pourrait avoir de graves conséquences sur les Cours et le SATJ, notamment une incidence substantielle et défavorable sur l’accès à la justice; l’incapacité d’atteindre les résultats et de respecter les priorités organisationnelles; l’incapacité de respecter les normes de la Politique sur la sécurité du gouvernement; ainsi que l’érosion de la réputation du SATJ et de la confiance des Canadiens.

Les stratégies de réaction au risque les plus importantes demeurent la mise en œuvre de plans visant à renforcer la sécurité de la TI; le maintien de mesures saines de contrôle de l’accès au réseau; et l’appui à la Stratégie nationale de cybersécurité du gouvernement du Canada.

Sécurité physique

Il y a un risque que la sécurité physique des des membres, des utilisateurs, des employés et des installations des Cours soit compromise.

L’accroissement du nombre de dossiers de sécurité nationale; l’augmentation du nombre de parties qui se représentent elles-mêmes; et les demandes imposées aux ressources limitées continueront de favoriser ce risque en 2020-2021.

Pour atténuer ce risque, le SATJ mettra en place les mesures requises pour répondre aux conclusions de l’évaluation la plus récente des menaces et des risques; poursuivra la mise en œuvre de programmes de sécurité exhaustifs; apportera des améliorations à la sécurité physique des installations, le cas échéant; tiendra ses plans de continuité des activités à jour; et poursuivra l’adoption d’approches stratégiques reposant sur le risque en matière de gestion de la sécurité. Le SATJ maintiendra en outre une collaboration continue avec la communauté d’application de la loi à l’échelle du Canada pour éclairer ses décisions stratégiques en matière de sécurité et renforcer les services fournis aux Cours.

Analyse comparative entre les sexes plus

Date de modification :

2019-03-25