Plan ministériel 2021-2022

Renseignements supplémentaires

Raison d’être

Le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ) a été créé le 2 juillet 2003 au moment de l’entrée en vigueur de la Loi sur le Service administratif des tribunaux judiciaires, L.C. 2002, ch. 8 (la Loi sur le SATJ). La raison d’être du SATJ est de fournir, de manière efficace, des services judiciaires, des services de greffe et des services ministériels à quatre Cours supérieures d’archives, soit la Cour d’appel fédérale (CAF), la Cour fédérale (CF), la Cour d’appel de la cour martiale du Canada (CACM) et la Cour canadienne de l’impôt (CCI). L’attribution de ces services à un organisme indépendant du gouvernement du Canada assure l’indépendance des Cours tout en renforçant la responsabilité à l’égard de l’utilisation des fonds publics. Le SATJ reconnaît l’indépendance des Cours dans la conduite de leurs affaires et vise à fournir à chacune des services judiciaires, des services de greffe et des services ministériels efficaces et de qualité.

Mandat et rôle

Selon l’article 2 de la Loi sur le SATJ, le SATJ est chargé de :

• favoriser la coordination au sein de la CAF, de la CF, de la CACM et de la CCI et la coopération entre elles, pour faciliter la prestation à celles-ci de services administratifs efficaces;
• accroître l’indépendance judiciaire du fait qu’il est une organisation indépendante du gouvernement du Canada chargée d’assurer les services administratifs des tribunaux et de confirmer le rôle des juges en chef et des juges dans l’administration des Cours;
• accroître la responsabilité à l’égard de l’utilisation de fonds publics pour l’administration des tribunaux tout en protégeant l’indépendance judiciaire.

Contexte opérationnel et principaux risques

Contexte opérationnel

Durant l’exercice 2021-2022, le contexte dans lequel évolue le SATJ demeurera complexe et exigeant, en partie pour les raisons suivantes.

Pandémie de COVID-19

La pandémie de COVID-19 et ses répercussions sur les Cours et les activités du SATJ influeront de manière importante sur le contexte opérationnel. Par conséquent, les Cours et le SATJ doivent continuer de prendre les mesures qui s’imposent face à la pandémie de COVID-19, en respectant les restrictions en matière de santé publique, afin de garantir l’accès à la justice à tous les Canadiens. Afin de faire face aux risques soulevés par la pandémie, une méthode stratifiée de gestion du risque sera adoptée, en même temps qu’une combinaison de mesures préventives et de mesures d’atténuation, qui seront déployées en même temps afin de réduire la propagation potentielle de la COVID-19 et de protéger la santé et la sécurité des membres des Cours, des utilisateurs, des employés du SATJ et de la population canadienne. Toutefois, étant donné la nature en évolution rapide de la pandémie, cette posture sera ajustée au besoin afin de répondre aux besoins opérationnels de chaque Cour, tout en respectant les plus récents conseils de santé publique. En outre, des réponses régionales différentes peuvent également être nécessaires en fonction des orientations fournies par les autorités locales de santé publique dans tout le pays.

Indépendance judiciaire

L’indépendance judiciaire est une pierre angulaire du système judiciaire canadien. Selon la Constitution, le pouvoir judiciaire est distinct et indépendant des deux autres pouvoirs, soit l’exécutif et le législatif. Cette indépendance garantit que les juges rendent des décisions libres de toute influence et fondées uniquement sur les faits et le droit. L’indépendance judiciaire comporte trois éléments : l’inamovibilité, la sécurité financière et l’indépendance administrative. Protéger le principe d’indépendance judiciaire constitue une considération opérationnelle clé pour le SATJ dans sa prestation de services aux Cours, et en ce qui concerne le soutien offert aux juges en chef et aux juges dans la gestion des Cours.

Besoins particuliers des Cours

Les services dont la magistrature a besoin, y compris les greffes, les activités liées aux audiences, les conseillers juridiques, les administrateurs judiciaires, les auxiliaires juridiques, les jurilinguistes, les adjointes judiciaires, le personnel de la bibliothèque et les préposés aux audiences sont fournis sous la direction des juges en chef. Le caractère national et itinérant des Cours oblige également le SATJ à offrir un soutien aux membres des Cours et à fournir des services judiciaires et de greffe à différents endroits au pays. Ainsi, les besoins individuels et uniques de chacune des Cours, la nature distincte de leurs activités, et les caractéristiques du système de justice canadien sont tous des facteurs dont doit tenir compte le SATJ lorsqu’il fournit des services aux Cours. De plus, le SATJ doit s’adapter aux pratiques et lignes directrices de chaque Cour et à leurs besoins particuliers en matière de gestion des activités durant la pandémie de COVID-19.

Volume et complexité des dossiers soumis aux Cours

Le volume de dossiers devant les Cours représente un facteur clé dans le niveau de soutien offert aux Cours, plus particulièrement en ce qui a trait aux services judiciaires et du greffe. Ce volume peut être quelque peu imprévisible, puisque des modifications dans les lois et règlements, des décisions politiques et les précédents établis peuvent influer sur le nombre de dossiers soumis aux Cours. En outre, la nature et la complexité croissante des dossiers déposés peuvent avoir une incidence considérable sur la charge de travail des Cours et des greffes, en particulier dans le cas des dossiers liés à la sécurité nationale, à la propriété intellectuelle, aux revendications autochtones, à la taxation et à l’immigration, lesquels peuvent exacerber les pressions exercées sur les ressources, y compris sur le niveau de soutien judiciaire et du greffe. De plus, les initiatives politiques du gouvernement du Canada introduites depuis le début de la pandémie, y compris les mesures d’assouplissement de la taxation liées à la pandémie de COVID-19, devraient générer une pression accrue sur la charge de travail des Cours et du SATJ.

Demandes pour des services numériques

De nos jours, les utilisateurs des Cours font régulièrement affaire en ligne et demandent d’obtenir du gouvernement du Canada les mêmes services que ceux qu’ils reçoivent des organisations du secteur privé. Les technologies émergentes et les nouvelles tendances en matière de services numériques représentent des considérations essentielles pour le SATJ en ce qui concerne ses systèmes et sa prestation de services. La pandémie de COVID-19 a également fait ressortir la nécessité pour les Cours de renforcer leur capacité à offrir des services en ligne afin de répondre à l’augmentation des demandes. Par conséquent, le SATJ fera des investissements et apportera des améliorations à ses systèmes et à son infrastructure de TI afin d’accroître la capacité des Cours à mener leurs affaires par voie numérique. Ces améliorations comprendront notamment la mise en œuvre d’un nouveau Système de gestion des Cours et du greffe (SGCG).

Capacité de prestation de services

La capacité du SATJ de fournir le niveau de services obligatoires pour satisfaire aux exigences opérationnelles des Cours, ainsi que les services connexes donnés aux plaideurs et à leurs conseillers juridiques, est tributaire des ressources financières et humaines dont il dispose. Le SATJ continuera à déployer des efforts pour s’assurer que l’organisation a les ressources nécessaires pour offrir le niveau de services dont ont besoin les Cours. Cela s’avère particulièrement important durant la pandémie de COVID-19, puisque le SATJ doit s’adapter pour pouvoir répondre aux besoins changeants des Cours en matière de services judiciaires et administratifs et de services du greffe, tout en respectant les plus récentes restrictions de santé publique. De plus, le SATJ poursuivra son programme de transformation et mettra en œuvre les initiatives soulignées dans son plan d’affaires stratégique pour 2020-2025, afin d’établir les éléments fondateurs requis pour offrir de meilleurs services aux Cours dans l’exercice de leurs responsabilités judiciaires et répondre aux attentes en évolution des Canadiens.

Effectifs

La capacité du SATJ de fournir le niveau de services obligatoires dont ont besoin les Cours dépend largement de la vigueur de ses effectifs. Un fournisseur de services judiciaires et du greffe solide et efficace a besoin d’une main-d’œuvre qualifiée et spécialisée à sa disposition, possédant des expériences et une expertise diversifiée. Le personnel doit notamment posséder une solide connaissance de la compétence de chaque Cour. Étant donné la particularité des ensembles de compétences requises, le SATJ doit souvent concurrencer d’autres tribunaux à travers le Canada ou avec d’autres ministères fédéraux pour attirer et garder en poste des employés qualifiés. Par conséquent, le SATJ investira afin de bâtir une organisation agile, diversifiée, performante et innovatrice, capable de servir les Cours, les utilisateurs, et les Canadiens. La priorité sera notamment accordée à l’élaboration de stratégies afin d’attirer, de maintenir en poste, et de développer une main-d’œuvre bilingue, diversifiée, engagée et hautement qualifiée, pour fournir la gamme de services judiciaires, de services de greffe et de services administratifs et faire avancer la modernisation et la numérisation des services aux Cours. De plus, l’effectif plus âgé du SATJ montre la nécessité d’une planification de la relève, d’une gestion des talents et d’une connaissance des stratégies de gestion.

Principaux risques

Pour gérer efficacement les risques auxquels il fait face, le SATJ dispose d’un processus de gestion intégrée des risques grâce auquel, chaque exercice financier, il établit et utilise les profils de risques de l’organisation pour mettre à jour son cadre de gestion des risques organisationnels. Ce processus est appliqué de façon uniforme dans l’ensemble du SATJ et appelle la participation des plus hautes instances du SATJ – les juges en chef des Cours, le Comité d’audit, le Comité exécutif et le Comité de la haute gestion. Il a pour objectif de déceler et d’évaluer les risques prédominants, puis de déterminer les stratégies appropriées pour les gérer efficacement. Les personnes désignées responsables des risques sont chargées de surveiller les risques de même que l’efficacité des stratégies d’atténuation et de rendre compte des résultats tous les trois mois.

Les paragraphes suivants décrivent les facteurs cruciaux, les répercussions éventuelles et les plus importances stratégies d’atténuation liées à chacun des principaux risques organisationnels recensés pour 2021-2022.

Pandémie

La COVID-19 risque d’avoir des conséquences négatives graves sur la santé et le bien-être des employés et des membres des Cours, d’exercer de lourdes pressions sur les ressources limitées de l’organisation et de perturber les activités des Cours et du SATJ au chapitre de l’accès à la justice pour l’ensemble des Canadiens.

Le risque découle des répercussions changeantes de la pandémie au Canada et à l’échelle mondiale; des effets imprévisibles du virus sur les affaires des Cours; des recommandations et des restrictions anticipées de la santé publique; et de l’incidence marquée prévue de la pandémie sur la prestation des services aux Cours. En outre, les coûts supplémentaires imprévus et non discrétionnaires liés à la gestion des répercussions de la pandémie de COVID-19, y compris les coûts liés à l’infrastructure des TI, au matériel et aux logiciels, au respect des exigences en matière de nettoyage et de distanciation sociale, pourraient éventuellement avoir des conséquences défavorables importantes sur le budget déjà limité du SATJ. Si ces coûts augmentent encore plus, sans financement supplémentaire pour couvrir ces coûts éventuels et anticipés, le SATJ risque de revenir à la situation de l’intégrité des programmes.

Les mesures d’atténuation pourraient inclure les modifications nécessaires aux modèles de prestation des services et d’exécution des activités et la mise en œuvre de protocoles visant à éviter la transmission possible de la COVID-19. Le SATJ continuera d’utiliser une méthode d’atténuation à plusieurs niveaux comprenant une combinaison de mesures préventives utilisées simultanément afin de limiter la propagation éventuelle du virus de la COVID-19 et de protéger la santé et la sécurité des membres des Cours, des utilisateurs des Cours, des employés du SATJ et du public. Le SATJ appuiera le télétravail et la prestation de services à distance, y compris le dépôt électronique des documents de procédure, et tiendra des audiences virtuelles, dans la mesure du possible, selon les exigences opérationnelles des Cours. Plusieurs programmes et services visant à promouvoir le mieux-être et la résilience des employés, mettant l’accent sur la santé mentale, le bien-être physique, la formation et les conseils pour s’adapter au télétravail, continueront d’être offerts. Pour tenir les employés au courant des dernières nouvelles au sujet de la pandémie, le SATJ instaurera des mesures et mettra des ressources et des outils à la disposition des membres des Cours et des employés. Le SATJ demandera également un financement supplémentaire par l’intermédiaire du processus budgétaire pour couvrir les coûts supplémentaires, récurrents et continus liés aux mesures mises en œuvre pour répondre à la pandémie de COVID-19.

Système de gestion des Cours et du greffe (SGCG)

Les applications de système et l’infrastructure risquent de ne pas être en mesure de répondre aux exigences évolutives des Cours, des plaideurs et du SATJ, ce qui aura une incidence sur l’efficience de la prestation des services et l’accès à la justice.

De nombreux facteurs accentuent ce risque, notamment la demande croissance du public pour accéder aux nouvelles technologies et aux services numériques des Cours. La compatibilité des nouvelles technologies avec les systèmes actuels et les résultats des différentes évaluations de l’architecture du réseau et de l’environnement informatique du SATJ sont d’autres facteurs importants. La pandémie de COVID-19 a également mis un accent accru sur l’urgence pour les Cours d’offrir des services en ligne afin de répondre à l’augmentation des demandes.

Dans le cadre de ses stratégies d’atténuation des risques, le SATJ poursuivra le processus d’acquisition et de mise en œuvre du nouveau SGCG. Il lancera par ailleurs plusieurs projets visant à faciliter la prestation des services électroniques des Cours. Pour ce faire, il prévoit en outre de collaborer avec les Cours pour améliorer la capacité de dépôt électronique et accroître le nombre de salles d’audience pouvant accueillir les procès virtuels. En outre, des améliorations seront apportées à l’infrastructure du réseau afin de moderniser les services numériques et préparer la venue du nouveau SGCG.

Transformation organisationnelle et gestion du changement

La résistance au changement ou l’incapacité de s’adapter au nouveau contexte opérationnel risquent de nuire à l’atteinte des objectifs organisationnels.

De nombreux facteurs accentuent ce risque, notamment : les progrès technologiques, l’évolution rapide des attentes des membres des Cours, des plaideurs, des avocats et des utilisateurs des Cours et l’ambitieux programme de transformation du plan d’activités stratégique du SATJ pour 2020-2025. Pour atténuer ce risque et garantir la réussite de la transition pendant cette période de changements importants, des investissements seront réalisés dans la gestion du changement afin d’assurer la réalisation efficace des résultats prévus, à mesure que le SATJ procède à la transformation de ses services et de ses activités.

Gestion de l’information

Il existe un risque de perte, de dommages ou d’incapacité à accéder aux dossiers de valeur opérationnelle ou de jurisprudence historique, qui pourrait se répercuter sur la prise de décisions.

Un ensemble de facteurs continuera d’alimenter ce risque en 2021-2022. Les facteurs prédominants sont les suivants :  les règles et les règlements stricts liés à la sauvegarde des documents de procédure; le besoin de modèles de classification pour définir l’information de procédure et l’information judiciaire, y compris la sécurité et les méthodes de traitement; le besoin d’améliorer la gestion des données ou de l’information organisationnelles; l’absence de copie de sécurité des documents judiciaires sur support papier; l’absence de ressources pour sauvegarder les documents originaux dans un autre format; l’incidence éventuelle de la perte des renseignements à valeur opérationnelle; la nature jurisprudentielle et l’importance historique de l’information judiciaire détenue par le SATJ; les demandes répétées du public pour obtenir des services numériques et le besoin connexe de diffuser les renseignements par voie électronique; l’incapacité des systèmes actuels de répondre aux besoins changeants en matière de gestion de l’information; la lenteur des mesures visant à combler les lacunes décelées au sein des systèmes; et le besoin de mettre en œuvre le système de gestion des documents du SATJ au sein des secteurs opérationnels.

Les stratégies d’atténuation du risque comprennent l’application rigoureuse de pratiques de gestion de l’information organisationnelle, notamment les calendriers de conservation et d’élimination; l’examen des options de numérisation des dossiers des Cours; et l’intégration des secteurs opérationnels et des bureaux régionaux au Système de gestion des documents et des dossiers électroniques du SATJ. En outre, le SATJ continuera de garantir des conditions convenables pour le stockage des documents de procédure archivés, y compris l’espace d’entreposage et d’archivage des documents de procédure sur support papier.

Accès à la justice

Le modèle de financement des Cours risque de compromettre l’accès à la justice et d’avoir une incidence sur l’indépendance judiciaire.

Les risques touchant l’accès à la justice continueront d’être causés par un certain nombre de facteurs, notamment la portée et la complexité du système judiciaire fédéral, l’augmentation de la charge de travail à laquelle les Cours font face, les progrès technologiques et les demandes du public pour obtenir des services en ligne. Mentionnons également le travail non discrétionnaire associé au nombre croissant d’audiences de plusieurs jours, les augmentations annuelles du nombre de documents soumis aux Cours et le nombre croissant de parties qui se représentent elles-mêmes.

À défaut d’un modèle de financement pouvant répondre de manière proportionnelle aux besoins à venir, le risque que le SATJ revienne à l’intégrité des programmes persiste. Pour atténuer ce risque, le SATJ continuera de tenir des discussions avec les organismes centraux afin de trouver un modèle de financement qui convient aux Cours et au SATJ.

Sécurité des TI

Il y a un risque que la sécurité de l’information et de l’infrastructure des TI soit compromise.

Le risque lié à la sécurité des TI auquel fera face le SATJ en 2021-2022 est dû à un certain nombre de facteurs. Ces facteurs comprennent notamment l’accroissement du nombre de dossiers de nature délicate; le besoin constant en matière d’infrastructure et d’outils habilitants pour appuyer la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la protection des renseignements; le besoin de garantir la sûreté et la sécurité de l’infrastructure informatique essentielle des Cours et du SATJ; les appels répétés pour obtenir les services numériques des Cours; les résultats de diverses évaluations du réseau, de l’architecture et de l’environnement informatique du SATJ menées au cours des dernières années; l’émergence de nouvelles technologies (y compris l’intelligence artificielle et l’informatique quantique); et le nombre élevé d’employés travaillant et fournissant à distance des services administratifs aux Cours, pendant la pandémie de COVID-19.

Les stratégies d’atténuation du risque les plus importantes demeurent la mise en œuvre de mesures visant à renforcer la position des Cours et du SATJ en matière de sécurité des TI, notamment les améliorations logicielles et matérielles apportées aux systèmes et à l’infrastructure des TI; le maintien de mesures saines de contrôle de l’accès au réseau; et l’appui à la Stratégie nationale de cybersécurité du gouvernement du Canada.

Sécurité physique

Il y a un risque que la sécurité physique des membres, des utilisateurs, des employés et des installations des Cours soit compromise.

L’accroissement du nombre de dossiers de sécurité nationale, l’augmentation du nombre de parties qui se représentent elles-mêmes et les demandes croissantes imposées aux ressources limitées continueront d’alimenter ce risque en 2021-2022.

Pour atténuer ce risque, le SATJ mettra en place les mesures requises pour répondre aux conclusions de l’évaluation la plus récente des menaces et des risques; poursuivra la mise en œuvre de programmes de sécurité exhaustifs; apportera au besoin des améliorations à la sécurité physique des installations; tiendra à jour ses plans de continuité des opérations; et poursuivra l’adoption d’approches stratégiques reposant sur le risque en matière de gestion de la sécurité. Par ailleurs, le SATJ continuera de collaborer avec les organismes chargés de l’application de la loi de partout au pays pour éclairer ses décisions stratégiques en matière de sécurité et renforcer les services fournis aux Cours.

Date de modification :

2021-03-03