Rapports sur les résultats ministériels 2019-2020

Renseignements supplémentaires

Raison d’être

Le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ) a été créé le 2 juillet 2003 au moment de l’entrée en vigueur de la Loi sur le Service administratif des tribunaux judiciaires, L.C. 2002, ch. 8 (la Loi sur le SATJ). La raison d’être du SATJ est de fournir, de manière efficace, des services judiciaires, des services de greffe et des services ministériels à quatre Cours supérieures d’archives, soit la Cour d’appel fédérale (CAF), la Cour fédérale (CF), la Cour d’appel de la cour martiale du Canada (CACM) et la Cour canadienne de l’impôt (CCI). L’attribution de ces services à un organisme indépendant du gouvernement du Canada assure l’indépendance des Cours tout en renforçant la responsabilité à l’égard de l’utilisation des fonds publics. Le SATJ reconnaît l’indépendance des Cours dans la conduite de leurs affaires et vise à fournir à chacune des services ministériels, des services judiciaires et des services de greffe efficaces et de qualité.

Mandat et rôle

Selon l’article 2 de la Loi sur le SATJ, le SATJ est chargé de :

  • favoriser la coordination au sein de la CAF, de la CF, de la CACM et de la CCI et la coopération entre elles, pour faciliter la prestation à celles-ci de services administratifs efficaces;
  • accroître l’indépendance judiciaire du fait qu’il est une organisation indépendante du gouvernement du Canada chargée d’assurer les services administratifs des tribunaux et de confirmer le rôle des juges en chef et des juges dans l’administration des Cours;
  • accroître la responsabilité à l’égard de l’utilisation de fonds publics pour l’administration des tribunaux tout en protégeant l’indépendance judiciaire.

Principaux risques

Le SATJ a un processus de gestion des risques d’entreprise grâce auquel les profils de risques organisationnels sont établis et utilisés pour mettre à jour son cadre de gestion des risques d’entreprise pour l’exercice. Ce processus est appliqué de façon uniforme dans l’ensemble de l’organisation et assure la participation des plus hautes instances du SATJ comme les juges en chef des Cours, le Comité ministériel d’audit, le Comité exécutif et le Comité de la haute gestion. Il a pour objectif de repérer et d’évaluer les plus importants risques, puis à déterminer les stratégies appropriées pour gérer efficacement ceux-ci. Les responsables des risques désignés ont pour rôle de surveiller les risques et l’efficacité des stratégies d’atténuation, en plus de présenter des rapports trimestriels au Comité exécutif.

Les paragraphes suivants décrivent les principaux risques organisationnels et les stratégies d'atténuation mises en œuvre en 20219-2020.

Accès à la justice

Le modèle de financement des Cours risque de compromettre l’accès à la justice et d’avoir une incidence sur l’indépendance judiciaire.

En 2019-2020, le risque a découlé d’un certain nombre de facteurs, y compris la portée et la complexité du système judiciaire fédéral, l’augmentation de la charge de travail à laquelle ont fait face les Cours, les progrès technologiques, les demandes du public pour obtenir des services en ligne, le travail non discrétionnaire associé au nombre croissant d’audiences qui durent plusieurs jours, les augmentations annuelles du nombre de documents soumis aux Cours et le nombre croissant de plaideurs qui se représentent eux-mêmes.

En réponse à ce risque, le SATJ a pu obtenir du financement pour des initiatives prioritaires nécessaires à la viabilité à long terme des Cours. Il s’agit notamment du financement pour la traduction des décisions judiciaires, la relocalisation du palais de justice fédéral à Montréal ainsi que l’acquisition, la mise en œuvre et le fonctionnement continu d’un SGCG moderne. De plus, le SATJ, en consultation avec les quatre juges en chef des Cours, a approuvé la proposition d’un modèle de financement pour les Cours qui satisferait aux exigences minimales d’indépendance judiciaire tout en respectant les dispositions légales relatives aux crédits fédéraux. Le SATJ continuera à engager les organismes centraux pour établir un modèle de financement approprié des Cours.

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à stabiliser la probabilité et l’impact du risque à la fin de l’exercice 2019-2020.

Système de gestion des cours et du greffe (SGCG)

Il y a un risque que les applications de système et l’infrastructure ne soient pas en mesure de répondre aux exigences évolutives des Cours, des plaideurs et du SATJ, ce qui aura une incidence sur l’efficience de la prestation des services et l’accès à la justice.

Au cours de l’exercice 2019-2020, ce risque a continué d’être exacerbé par l’inefficacité des systèmes anciens à répondre aux besoins actuels, par la demande croissante du public pour des services numériques, par la vulnérabilité aux pannes de système et par le potentiel d’incidents liés à la sécurité des TI. Même si le SATJ a pu obtenir du financement pour un nouveau SGCG et que des progrès ont été réalisés dans la phase de définition de ce projet, au vu des risques constants liés aux systèmes actuels, il a été constaté à la fin de l’exercice 2019-2020 que la probabilité et l’incidence de ce risque augmentaient.

Gestion des ressources humaines

Il y a un risque que l’insuffisance des ressources adéquates nuise à la gestion du changement, à la planification de la relève, à la capacité en ressources, à la culture et aux conditions de travail ainsi qu’au bien-être et à la productivité des employés.

La nécessité de planifier la relève, la capacité insuffisante en personnel, le haut taux de roulement du personnel, les pressions liées à la charge de travail, ainsi que la nécessité d’améliorer la culture de travail et d’offrir aux employés un environnement de travail sain et sécuritaire sont tous des facteurs qui ont concouru à ce risque en 2019-2020.

Plusieurs stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre au cours de l’exercice pour parer à ce risque. Parmi celles-ci, mentionnons les mesures visant à assurer le maintien à long terme de l’effectif du SATJ par l’élaboration d’un plan stratégique des RH, le lancement du portail Ma carrière au SATJ et des services de dotation accélérée, et la poursuite des progrès réalisés au sujet de la stratégie de planification de la relève et de l’examen des descriptions de travail. Des améliorations ont été apportées à la formation, notamment grâce à l’affectation de ressources dédiées à la supervision de l’examen stratégique de la formation opérationnelle et à l’établissement d’une formation supplémentaire obligatoire destinée aux employés. Pour améliorer le mieux-être au travail, un Plan stratégique triennal pour le respect en milieu de travail a été approuvé. De plus, pour accroître la résilience au sein de l’organisation, une formation en gestion du changement a été fournie aux cadres supérieurs et aux employés.

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2019-2020.

Gestion de l’information

Il existe un risque de perte, de dommages ou d’incapacité à accéder aux dossiers de valeur opérationnelle ou de jurisprudence historique et donc une incidence sur la prise de décisions.

Plusieurs facteurs ont contribué à ce risque au cours du dernier exercice. Parmi ceux-ci, mentionnons l’absence de copie de sécurités des dossiers papier des Cours, l’absence de ressources pour sauvegarder les documents originaux sous une autre forme, l’incidence éventuelle de la perte des renseignements à valeur opérationnelle, le fait que les renseignements détenus par le SATJ sont de nature à établir un précédent, ainsi que leur importance historique, et enfin, les demandes répétées du public pour obtenir des services électroniques et le besoin connexe de diffuser les renseignements de manière électronique.

Ce risque a été atténué par la poursuite du déploiement du système organisationnel de gestion des documents et par l’adhésion graduelle des employés à ce système afin d’améliorer le stockage, la gestion des documents organisationnels et l’accès à ces derniers. Il a également été atténué par une analyse approfondie des activités dans le but d’évaluer la possibilité de mettre en œuvre un système de numérisation qui permettrait de gérer et de conserver plus efficacement les dossiers papier des Cours.

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2019-2020.

Sécurité des TI

Il y a un risque que la sécurité de l’information et de l’infrastructure des TI soit compromise.

En 2019-2020, plusieurs facteurs ont contribué au risque lié à la sécurité des TI au SATJ, notamment l’augmentation du nombre de dossiers de nature délicate et le besoin constant en matière d’infrastructure et d’outils habilitants pour appuyer la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la protection des renseignements. Mentionnons également le besoin de garantir la sûreté et la sécurité de l’infrastructure essentielle des TI des Cours et du SATJ, les appels répétés pour des services électroniques permettant d’interagir avec les Cours, les résultats des diverses évaluations menées au cours des dernières années concernant le réseau, l’architecture et l’environnement informatique du SATJ, ainsi que l’émergence de nouvelles technologies (y compris l’intelligence artificielle et l’informatique quantique).Pour atténuer ce risque, le SATJ a poursuivi la mise en œuvre des projets et des activités qui permettent d’améliorer sa position en matière de sécurité par rapport aux 10 principales mesures de sécurité du CST.

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2019-2020.

Sécurité physique

Il y a un risque que la sécurité physique des membres, des utilisateurs, des employés et des installations des Cours soit compromise.

L'évolution constante des exigences en matière de sécurité et les résultats d'un certain nombre d'analyses des menaces ont continué d’alimenter ce risque en 2019-2020.

Diverses stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre au cours de l’exercice 2019-2020 pour réagir à ce risque. Parmi ces stratégies, mentionnons l’achèvement de l’évaluation nationale des menaces et des risques (EMR) auxquels fait face le système judiciaire fédéral, ainsi que l’évolution et la modification constantes de la position du SATJ en matière de sécurité, en fonction des risques de sécurité détectés. Citons également l’achèvement des plans opérationnels d’urgence, en complément du Plan de continuité des opérations du SATJ, et enfin, le maintien de solides partenariats qui positionnent l’organisation de façon stratégique au sein de divers comités de haut niveau qui favorisent les initiatives liées à la sécurité.

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2019-2020.

Analyse comparative entre les sexes plus

Capacité d’ACS+ institutionnelle

Le SATJ s’est engagé à mettre en œuvre l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) dans l’élaboration de politiques, de programmes et d’initiatives, y compris la considération des incidences différenciée sur les divers groupes de femmes, d’hommes et autres.

Les mécanismes de responsabilisation qui s’assurent que l’ACS+ est intégrée aux processus de prise de décisions ministériels au SATJ sont les suivants :

  • Le Comité exécutif (ComEx) du SATJ, dirigé par l’administrateur en chef, est responsable de l’approbation des politiques, des cadres, des procédures et des plans d’action de l’ACS+ du SATJ.
  • Le centre de responsabilité du SATJ pour l’élaboration, la surveillance et la mise en œuvre d’un cadre et de pratiques de l’ACS+ est la Direction de la planification stratégique, des communications et du secrétariat corporatif.
  • Les cadres doivent continuer à appuyer les engagements pris par le SATJ à l’égard de l’ACS+ et de l’édification d’une fonction publique diversifiée.
Points saillants des résultats de l’ACS+ par programme

En 2019-2020, le SATJ a obtenu les résultats suivants dans le cadre de son engagement continu dans la mise en œuvre de l’ACS+ :

  • Réalisation d’une ACS+ dans le cadre de toutes les demandes budgétaires et présentations au Conseil du Trésor.
  • Maintien et mise en valeur continus d’articles faisant la promotion de l’ACS+ dans la section « Milieu positif » du magazine Insight des employés, une publication trimestrielle en ligne.
  • Prise en compte continue des leçons retenues et des pratiques exemplaires d’autres ministères et agences du gouvernement fédéral et contribution à la capacité du SATJ à apprendre et à mettre en pratique les activités relatives à l’ACS+ de l’organisation et à rendre des comptes sur celles-ci.
  • Poursuite des travaux visant à la mise en œuvre d’un cadre exhaustif sur l’ACS+ et du plan d’action ministériel du SATJ.
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