Rapports sur les résultats ministériels 2018-2019

Renseignements supplémentaires

Raison d’être

Le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ) a été créé le 2 juillet 2003 au moment de l’entrée en vigueur de la Loi sur le Service administratif des tribunaux judiciaires, L.C. 2002, ch. 8 (la Loi sur le SATJ). Le rôle du SATJ est de fournir, de manière efficace, des services judiciaires, des services de greffe et des services ministériels à quatre Cours supérieures d’archives, soit la Cour d’appel fédérale (CAF), la Cour fédérale (CF), la Cour d’appel de la cour martiale du Canada (CACM) et la Cour canadienne de l’impôt (CCI) — les Cours. L’attribution de ces services à un organisme indépendant du gouvernement du Canada assure l’indépendance des Cours et accroît la responsabilité à l’égard de l’utilisation des fonds publics. Le SATJ reconnaît l’indépendance des Cours dans la conduite de leurs affaires et vise à fournir à chacune des services ministériels, des services judiciaires et des services de greffe efficaces et de qualité.

Mandat et rôle

Selon l’article 2 de la Loi sur le SATJ, le SATJ est chargé de :

  • favoriser la coordination au sein de la CAF, de la CF, de la CACM et de la CCI et la coopération entre elles, pour faciliter la prestation à celles-ci de services administratifs efficaces;
  • accroître l’indépendance judiciaire du fait qu’il est une organisation indépendante du gouvernement du Canada chargée d’assurer les services administratifs des tribunaux et de confirmer le rôle des juges en chef et des juges dans l’administration des Cours;
  • accroître la responsabilité à l’égard de l’utilisation de fonds publics pour l’administration des tribunaux tout en protégeant l’indépendance judiciaire.

Contexte opérationnel et principaux risques

En 2018-2019, les éléments suivants ont eu la plus forte incidence sur l’environnement dans lequel évolue le SATJ.

Indépendance judiciaire

L’indépendance judiciaire est garante d’une prise de décisions par les juges hors de toute influence et sur la seule base des faits et du droit. Elle présente trois aspects, à savoir l’inamovibilité, la sécurité financière et l’indépendance administrative.

La Loi sur le SATJ renforce l’indépendance judiciaire en abolissant tout lien de dépendance entre les services administratifs et le gouvernement du Canada et en favorisant la responsabilisation à l’égard de l’utilisation des deniers publics. Ainsi, la protection du principe de l’indépendance judiciaire représente un souci primordial dans le fonctionnement du SATJ, appelé à fournir des services administratifs aux Cours et à appuyer les juges en chef et les juges dans la gestion de leurs affaires.

Exigences propres aux Cours

Les services dont a besoin la magistrature, y compris ceux fournis par les greffes, les activités liées à la tenue des audiences, les conseillers juridiques, les administrateurs judiciaires, les auxiliaires juridiques, les jurilinguistes, les adjoints judiciaires, le personnel de bibliothèque et les préposés aux audiences sont fournis à la demande des juges en chef. Vu le caractère national et itinérant des Cours, le SATJ doit en outre prêter son soutien aux membres des Cours et fournir des services judiciaires et de greffe en divers lieux au pays. Ainsi, les exigences individuelles et uniques des quatre Cours, le caractère distinct de leurs affaires et les caractéristiques du système judiciaire canadien sont autant de facteurs que le SATJ doit prendre en considération dans la prestation de services aux Cours.

Volume et complexité des affaires devant les Cours

Le nombre d’affaires dont les Cours sont saisies constitue un facteur de première importance qui influe sur le degré de soutien administratif dont celles-ci ont besoin de la part du SATJ, plus particulièrement pour les services judiciaires et de greffe. Le volume en question peut être quelque peu imprévisible, puisque les modifications des lois et des règlements, les décisions de principe et la jurisprudence peuvent avoir une incidence sur le nombre d’affaires portées devant les Cours. Ajoutons que la nature et la complexité croissante des affaires à entendre peuvent agir considérablement sur la charge de travail des tribunaux et des greffes, notamment dans les domaines de la sécurité nationale, de la propriété intellectuelle, des revendications des Autochtones, de la fiscalité et de l’immigration, ce qui aggrave les pressions sur le personnel et les services judiciaires et de greffe entre autres.

Exigences de services et de tribunaux électroniques

Aujourd’hui, les gens font régulièrement des affaires en ligne et exigent les mêmes services du gouvernement que des organismes du secteur privé. Les membres des Cours, les plaideurs et la communauté juridique s’attendent à pouvoir utiliser les technologies modernes et les outils électroniques. Les technologies émergentes et les nouvelles tendances dans l’électronisation des services sont autant de considérations clés pour le SATJ dans sa prestation de services et ses systèmes. Toutefois, les anciens systèmes actuellement utilisés par le SATJ offrent une fonctionnalité très limitée pour répondre aux besoins des services électroniques et des audiences électroniques. Par conséquent, le SATJ continuera à déployer des efforts pour acquérir et mettre en œuvre un Système de gestion des Cours et du greffe (SGCG) moderne qui permet aux Cours et au SATJ de travailler en numérique et de fournir des services électroniques à la population canadienne. Ces mesures correspondent à la priorité du Conseil du Trésor d’améliorer le fonctionnement du gouvernement et la prestation de ses services. Cette priorité comprend la conception d’une nouvelle politique numérique afin de rendre le gouvernement plus ouvert, collaboratif, accessible et axé sur les services et le numérique.

Capacité de prestation de services

La capacité du SATJ de fournir le niveau de services obligatoires pour satisfaire aux exigences opérationnelles des Cours, ainsi que les services connexes donnés aux plaideurs et à leurs conseillers juridiques, est tributaire des ressources financières et humaines dont il dispose. Les fonds obtenus dans le budget de 2018 ont permis au SATJ de rétablir sa capacité, plus particulièrement pour les services judiciaires et de greffe. Le SATJ continuera à déployer des efforts pour s’assurer que l’organisation a en place les ressources nécessaires pour offrir le niveau de services obligatoires dont ont besoin les Cours. Il s’agira notamment d’obtenir des fonds pour les initiatives nécessaires aux activités à long terme des Cours et du SATJ, notamment un SGCG moderne.

Effectifs

La capacité du SATJ à fournir des services aux Cours dépend également de l’état de ses effectifs. Le gros du travail qui se fait dans l’organisme exige des compétences spécialisées et une solide connaissance de l’environnement juridique et judiciaire, tout comme des connaissances techniques dans les domaines d’activité des Cours. Vu le caractère unique des compétences nécessaires, le SATJ doit souvent rivaliser avec les autres tribunaux du Canada ou autres ministères fédéraux pour attirer et maintenir en poste un personnel qualifié. Il faut aussi dire que son personnel est à maturité. L’âge moyen est de 44 ans (si on exclut les auxiliaires juridiques) et environ 24 % des employés du SATJ deviendront admissibles à la retraite dans les cinq ans.

Principaux risques

Le SATJ a mis en place un processus de gestion des risques d’entreprise grâce auquel les profils de risques organisationnels sont établis et utilisés annuellement dans le but de mettre au point un cadre de gestion des risques d’entreprise pour l’exercice. Ce processus est appliqué de façon uniforme dans l’ensemble de l’organisation et assure la participation des plus hautes instances du SATJ comme les juges en chef des Cours, le Comité ministériel d’audit, le Comité exécutif et le Comité de la haute gestion. Il a pour objectif de repérer et d’évaluer les plus importants risques, puis à déterminer les stratégies appropriées pour gérer efficacement ceux-ci. Les responsables des risques désignés ont pour rôle de surveiller les risques et l’efficacité des stratégies d’atténuation, en plus de présenter des rapports trimestriels au Comité exécutif.

Principaux risques
Risques Stratégie d’atténuation et efficacité Lien aux responsabilités essentielles du ministère Lien aux priorités ministérielles
Accès à la justice :
Il existe un risque de compromission à l’accès à la justice en raison de ressources financières insuffisantes et de l’incidence subséquente sur l’indépendance judiciaire des Cours.
Viabilité financière :
  • Obtenir des fonds pour des initiatives importantes, y compris une légère augmentation du budget pour la traduction des décisions judiciaires et la relocalisation du palais de justice fédéral à Montréal.
Dépenses non discrétionnaires :
  • Poursuivre les discussions avec les organismes centraux pour déterminer le mécanisme approprié de financement des dépenses non discrétionnaires.
Services administratifs aux tribunaux fédéraux
  • Technologies des cours et du greffe
  • Ressource humaines
  • Traduction
  • Installations
  • Sécurité
  • Gestion de l’information
  • Communications
Système de gestion des Cours et
du greffe (SGCG) :

Il y a un risque que les applications du système et que l’infrastructure ne seront pas en mesure de répondre aux exigences actuelles et en évolution des Cours, des plaideurs et du SATJ, ce qui aura une incidence sur l’efficience de la prestation de service et l’accès à la justice.
SGCG :
  • Préciser les exigences opérationnelles d’un nouveau SGCG.
  • Rédiger une ébauche d’analyse de rentabilisation pour étayer la proposition de financement d’un nouveau SGCG.1
Infrastructure d’appui informatique :
  • Équiper les salles d’audience pour la prise en charge des environnements de tribunaux électroniques.
  • Continuer à mettre en œuvre les projets déterminés dans le plan quinquennal de gestion de l’infrastructure de la TI.
Services administratifs aux tribunaux fédéraux
  • Technologies des cours et du greffe
  • Traduction
  • Sécurité
  • Gestion de l’information
Gestion des ressources humaines :
Il y a un risque que le manque de planification de la relève, la capacité insuffisante, le roulement élevé du personnel, les pressions liées à la charge de travail, une culture et un environnement du travail aient une incidence négative sur le mieux-être et la productivité des employés.
Lacunes et capacités des ressources :
  • Doter les postes recensés pour le financement de l’intégrité des programmes.
Planification de la relève :
  • Réaliser une stratégie de planification de la relève.
Formation :
  • Investir dans la formation opérationnelle essentielle des employés.
Mieux être en milieu de
travail :
  • Donner plusieurs séances de formation et de sensibilisation sur la santé mentale et le mieux-être au travail.
Examen des descriptions de travail :
  • Réaliser des progrès importants dans la mise à jour dans la révision des descriptions de travail du SATJ.
Services administratifs aux tribunaux fédéraux
  • Ressources humaines
Gestion de l’information :
Il existe un risque de perte, de dommages ou d’incapacité à accéder aux dossiers de valeur opérationnelle ou de jurisprudence historique et donc une incidence sur la prise de décisions.
Gestion des dossiers :
  • Mettre en œuvre un nouveau système de gestion des documents pour tous les services ministériels.
  • Poursuivre le travail avec les Cours relativement aux normes de conservation des documents.
  • Explorer le potentiel de la numérisation des documents d’archives des Cours.
Services administratifs aux tribunaux fédéraux
  • Gestion de l’information
Sécurité :
Il y a un risque que la sécurité des membres des tribunaux, des utilisateurs des tribunaux et des employés du SATJ, les installations, les renseignements et la TI pourraient être compromis.
Sécurité des tribunaux :
  • Poursuivre la mise en œuvre du programme des agents de sécurité des cours.
  • Appliquer la méthodologie et l’approche normalisées du SATJ pour établir des mesures de sécurité pour les événements et les audiences à risque élevé.
  • Passer en revue les plans de continuité des activités et les plans d’urgence et mettre à jour la Politique visant le Programme de plans de continuité.
  • Maintenir un partenariat solide permettant de positionner stratégiquement le SATJ au sein de différents comités de haut niveau qui soutiennent des initiatives liées à la sécurité.
  • Réaliser les améliorations en matière de sécurité qui avaient été recensées dans le cadre du financement attribué dans le budget de 2015.
Sécurité de la TI :
  • Apporter des améliorations aux logiciels et au matériel afin de rehausser la sécurité des TI.
Services administratifs aux tribunaux fédéraux
  • Sécurité

1. Au moment de la publication, le SATJ avait reçu un financement en cours d’exercice de 52 millions de dollars sur cinq ans, à compter de 2019-2020, et un financement permanent 6,7 millions de dollars pour appuyer l’acquisition, la mise en œuvre et le fonctionnement d’un SGCG moderne.
Accès à la justice

Il existe un risque de compromission à l’accès à la justice en raison de ressources financières insuffisantes et de l’incidence subséquente sur l’indépendance judiciaire des Cours.

Les facteurs qui ont contribué à ces risques en 2018-2019 comprenaient le travail non discrétionnaire associé au nombre croissant des audiences de plusieurs jours; un nombre important de plaideurs non représentés dans toutes les Cours; les effets sur les charges de travail découlant des modifications et changements de nature législative et réglementaire apportés aux Règles des Cours; le nombre de documents soumis aux Cours; les demandes permanentes du public pour des services en ligne; le nombre de décisions que le SATJ doit traduire et l’obligation de soutenir les objectifs budgétaires du Canada.

Le financement continu de l’intégrité des programmes dans le budget de 2018 a atténué en grande partie ce risque en offrant une base de ressources stable pour plusieurs aspects essentiels à l’exécution du mandat de base du SATJ. En outre, le SATJ a reçu dans le budget de 2019 des fonds pour d’autres initiatives importantes incluant une légère augmentation de la traduction des décisions des Cours et la relocalisation du palais de justice fédéral à Montréal.

Toutefois, en raison des besoins financiers constants pour la mise en œuvre d’un SGCG moderne, le SATJ maintiendra ses efforts à court terme pour satisfaire à ce besoin. Le SATJ continuera également à évaluer ses besoins continus en traduction.

Système de gestion des Cours et du greffe

Il y a un risque que les applications du système et que l’infrastructure ne seront pas en mesure de répondre aux exigences actuelles et en évolution des Cours, des plaideurs et du SATJ, ce qui aura une incidence sur l’efficience de la prestation de service et l’accès à la justice.

L’inefficacité des systèmes anciens pour répondre aux besoins actuels, la vulnérabilité aux pannes de système, le potentiel d’incidents liés à la sécurité des TI, un manque continu de fonds réservés à un SGCG moderne et la demande croissante du public pour des services numériques sont tous des facteurs qui ont contribué à ce risque. Pour atténuer ce risque, le SATJ a continué de déployer des efforts en 2018-2019 pour obtenir un financement permettant de mettre en œuvre un nouveau SGCG. 2

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2018-2019.


2. Ibid.
Gestion des ressources humaines

Il y a un risque que le manque de planification de la relève, la capacité insuffisante, le roulement élevé du personnel, les pressions liées à la charge de travail, une culture et un environnement du travail aient une incidence négative sur le mieux-être et la productivité des employés.

Les facteurs qui ont contribué à ce risque en 2018-2019 étaient notamment la nécessité de continuer à investir dans la planification de la relève, la capacité insuffisante en personnel, le haut taux de roulement du personnel et les pressions liées à la charge de travail, et le besoin d’améliorer la culture et l’environnement de travail.

Plusieurs stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre au cours de l’exercice pour parer à ce risque. Il s’agissait entre autres de doter les postes recensés pour le financement de l’intégrité des programmes; terminer la stratégie de planification de la relève et faire progresser substantiellement l’examen des descriptions de travail; donner plusieurs séances de formation et de sensibilisation sur la santé mentale/le mieux-être au travail; puis élaborer et mettre en œuvre un plan d’action visant à répondre aux besoins des employés recensés dans le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2017.

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2018-2019.

Gestion de l’information

Il existe un risque de perte, de dommages ou d’incapacité à accéder aux dossiers de valeur opérationnelle ou de jurisprudence historique et donc une incidence sur la prise de décisions.

Les facteurs qui ont contribué à ce risque en 2018-2019 comprenaient la nécessité de mettre en œuvre un système de gestion des documents (SGD) moderne pour le SATJ et les Cours, le nombre de documents de cour traités et gérés par le SATJ; et le nombre important de documents papier archivés par le SATJ. Des stratégies d’atténuation des risques, notamment le déploiement d’un SGD pour tous les services ministériels, la poursuite du travail relativement aux normes de conservation des documents et l’exploration du potentiel de la numérisation des documents d’archives des Cours, ont été mises en œuvre au cours de l’exercice.

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2018-2019.

Sécurité

Il y a un risque que la sécurité des membres des tribunaux, des utilisateurs des tribunaux et des employés du SATJ, les installations, les renseignements et la TI pourraient être compromis.

En 2018-2019, ce risque a continué d’être favorisé par les exigences en constante évolution en matière de sécurité et les résultats d’un certain nombre d’analyses des menaces. Un éventail de stratégies d’atténuation ont été mises en œuvre au cours de l’exercice pour réagir à ce risque. Il s’agissait notamment de la poursuite de la mise en œuvre du programme des agents de sécurité des cours (ASC); de l’application de la méthodologie et de l’approche normalisées du SATJ pour établir des mesures de sécurité pour les événements et les audiences à risque élevé; l’examen des PCO et la mise à jour de la politique sur la PCO; et l’entretien de solides partenariats qui positionnent l’organisation de façon stratégique au sein de divers comités de haut niveau qui appuient les initiatives liées à la sécurité. En outre, la majorité des améliorations en matière de sécurité qui avaient été recensées dans le cadre du financement attribué dans le budget de 2015 ont été terminées.

Les stratégies d’atténuation adoptées ont réussi à réduire la probabilité et l’impact du risque avant la fin de l’exercice 2018-2019.

Analyse comparative entre les sexes plus

Renseignements généraux
Structures de gouvernance

Le SATJ s’est engagé à mettre en œuvre l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+) dans l’élaboration de politiques, de programmes et d’initiatives, y compris la considération des incidences différenciée sur les divers groupes de femmes, d’hommes et autres.

Les mécanismes de responsabilisation qui s’assurent que l’ACS+ est intégrée aux processus de prise de décisions ministériels au SATJ sont les suivants :

  • Le Comité exécutif (ComEx) du SATJ, dirigé par l’administrateur en chef, est responsable de l’approbation des politiques, des cadres, des procédures et des plans d’action de l’ACS+ du SATJ.
  • Le centre de responsabilité du SATJ pour l’élaboration, la surveillance et la mise en œuvre d’un cadre et de pratiques de l’ACS+ est la Direction de la planification stratégique, des communications et du secrétariat corporatif.
Ressources humaines
  • Les cadres doivent continuer à appuyer les engagements pris par le SATJ à l’égard de l’ACS+ et de l’édification d’une fonction publique diversifiée.
Initiatives majeures : résultats obtenus

En 2018-2019, le SATJ a obtenu les résultats suivants dans le cadre de son engagement continu dans la mise en œuvre de l’ACS+ :

  • Nomination d’un champion de l’ACS+ et d’un champion des services épicènes pour l’organisation.
  • Création d’un poste d’ombudsman pour renforcer la mise en œuvre d’une culture de travail positive pour tous les employés.
  • Identification des priorités liées à la représentation des groupes désignés dans la gestion de talents et les processus de dotation dans le cadre de la stratégie intégrée des RH 2017-2020.
  • Réalisation d’une ACS+ dans le cadre de toutes les demandes budgétaires et présentations au Conseil du Trésor.
  • Maintien et mise en valeur continus d’articles faisant la promotion de l’ACS+ dans la section « Milieu positif » du magazine Insight des employés, une publication trimestrielle en ligne.
  • Prise en compte continue des leçons retenues et des pratiques exemplaires d’autres ministères et agences du gouvernement fédéral et contribution à la capacité du SATJ à apprendre et à mettre en pratique les activités relatives à l’ACS+ de l’organisation et à rendre des comptes sur celles-ci.
  • Poursuite des travaux visant à la mise en œuvre d’un cadre exhaustif sur l’ACS+ et du plan d’action ministériel du SATJ.
Capacité d’établissement de rapports et données

Sans objet. Le SATJ ne recueille pas de microdonnées aux fins de l’ACS+.

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