Le programme des services judiciaires est essentiel à la prestation de services clés aux membres des cours. Le soutien qu’il apporte est indispensable au bon fonctionnement du système judiciaire. En 2015–2016, l’administrateur en chef adjoint des Services judiciaires et du greffe, ainsi que les directeurs exécutifs et avocats généraux, et les conseillers juridiques principaux ont continué de traiter plusieurs questions stratégiques et de gestion importantes de façon à appuyer la responsabilité obligatoire du SATJ de préserver l’indépendance des cours. Les dossiers critiques abordés au cours de ce cycle comprenaient notamment les questions relatives à Services partagés Canada; les modifications proposées à la Loi sur l’accès à l’information et l’interprétation de la Loi sur les langues officielles. Les Services judiciaires ont également fourni des conseils juridiques aux quatre juges en chef et à d’autres membres des cours, ainsi qu’un appui logistique et un soutien essentiel aux comités des règles et comités de liaison avec les associations du barreau établis par les cours. Cela comprend notamment les comités des règles des cours, des comités de liaison généraux et spécialisés avec l’Association du Barreau canadien et d’autres associations du barreau, ainsi que des comités de liaison régionaux et des activités de liaison.
En 2015–2016, le nombre de décisions judiciaires exigeant une traduction a continué d’augmenter et a exercé une pression correspondante sur les ressources insuffisantes. En réponse, le SATJ a entrepris un examen approfondi de son modèle de service de traduction pour trouver des moyens novateurs de cibler des économies, d’offrir ce service, exploiter le potentiel des technologies disponibles, accroître l’efficacité et faciliter l’affichage en temps opportun des décisions judiciaires. En outre, des efforts ont été déployés pour consacrer des ressources supplémentaires à cette priorité et une technologie de traduction a également été mise à l’essai. Cependant, des investissements considérables sont encore nécessaires pour accroître la capacité de traduction jusqu’au niveau souhaité.
En s’appuyant sur des plans visant à améliorer l’accès à la justice pour les parties qui se représentent elles-mêmes et en rendant les ressources accessibles en temps opportun et de manière économique, les Services judiciaires ont pris des mesures pour améliorer l’accès aux directives sur les procédures judiciaires; ont fourni, dans la mesure du possible, des étapes faciles à suivre pour entreprendre des procédures; et ont guidé les parties qui se représentent elles-mêmes tout au long du processus d’audience.
Les Services judiciaires ont continué d’appuyer l’examen des Règles des Cours fédérales pour ouvrir la voie à un service électronique et à de futures possibilités d’une utilisation accrue de la technologie pour mieux répondre aux besoins des cours et éliminer les obstacles à la migration éventuelle des documents papier aux documents et traitement électroniques. Notons toutefois qu’une importante injection de fonds est nécessaire pour permettre la prestation d’une gamme complète de services électroniques au-delà de celle qui est accessible en ce moment.
Enfin, le SATJ a également lancé la nouvelle version du catalogue électronique de sa bibliothèque; cette version améliorée a été conçue pour mieux répondre aux besoins d’information et de recherche des membres des cours et des employés.
En 2015–2016, les greffes des cours fédérales ont continué de maintenir les niveaux de service en dépit de la surcharge de travail et de l’augmentation continue des tâches. Ces augmentations sont attribuables à divers facteurs, y compris la nécessité de soutenir un nombre croissant de parties se représentant elles-mêmes (qui ont habituellement besoin de plus d’assistance que les plaideurs représentés par un avocat), les modifications législatives, ainsi que la durée, la complexité accrue et la nature des audiences. Les Services du greffe se sont efforcés, dans les limites de leurs ressources, d’atténuer l’incidence de ces augmentations afin de continuer à veiller au fonctionnement efficient et sans heurts des quatre cours fédérales.
La restructuration de la formation opérationnelle est restée une priorité absolue pour les greffes. Des efforts ont été consacrés pour offrir une formation essentielle et faire en sorte que les employés aient une connaissance à jour des règles et des processus nécessaires pour améliorer les niveaux de prestation de services. Des travaux ont également été effectués pour simplifier, moderniser et améliorer la qualité de la formation opérationnelle à l’échelle nationale. Bien que l’accent ait été mis sur la formation liée au lancement de la deuxième génération du Système d’enregistrement audionumérique (SEAN II), l’attention a également été accordée à d’autres exigences prioritaires en matière de formation. La formation opérationnelle des agents du greffe et des adjointes judiciaires était également fondée sur les exigences distinctes de chaque cour et calibrée en tenant compte de leurs caractéristiques respectives.
Les travaux des greffes et des cours ont continué d’être affectés par la pression soutenue exercée par la profession juridique et les plaideurs sur les cours fédérales en vue de faciliter la prestation de services dans un environnement électronique. Afin de poursuivre les mesures visant à éliminer les obstacles aux services électroniques et d’ouvrir la voie à de futures possibilités d’une utilisation accrue de la technologie pour mieux répondre aux exigences des cours, le SATJ a maintenu ses efforts en vue d’obtenir des fonds supplémentaires pour investir dans le Système de gestion des cours et du greffe et les infrastructures informatiques nécessaires pour rendre ce dernier capable de soutenir la gestion électronique des documents et la prestation de services électroniques intégrés.
Enfin, la mise en œuvre du SEAN II préparera le terrain pour l’installation de SEAN III, un module de réseau. Les efforts déployés pour atteindre cet objectif incluaient une planification et une consultation auprès des cours en 2015–2016.
Afin d’assurer la continuité des activités et d’atténuer les risques technologiques dans la mesure du possible, le plan GI-TI du SATJ pour 2015–2016 a mis l’accent sur la résolution des problèmes de haute priorité cernés dans le cadre de l’évaluation de l’architecture de TI et de l’environnement informatique. En particulier, des progrès ont été réalisés en vue d’améliorer le rendement du réseau et de corriger des lacunes en fonction des fonds disponibles. Des efforts ont également été déployés pour assurer le financement d’activités de TI prévues, et le budget de 2016 a fourni 7,9 millions de dollars sur cinq ans pour investir dans la modernisation des infrastructures informatiques afin de préserver l’efficacité du système judiciaire fédéral. Ce financement permettra au SATJ de mettre en œuvre un plan quinquennal de gestion de l’infrastructure de TI afin de régler les problèmes de désuétude, d’effectuer les mises à niveau nécessaires et de pallier les lacunes de l’infrastructure de TI à l’appui des cours.
Le budget de 2015 a alloué 19 millions de dollars sur cinq ans, à compter de 2015–2016, pour renforcer les mesures de sécurité physique et de TI dans les cours fédérales et les bureaux du greffe. Des avancées importantes ont été effectuées quant au renforcement des mesures de sécurité visant à protéger les cours, leurs usagers, l’information et les biens. Le SATJ a par ailleurs maintenu ses relations avec les organismes d’application de la loi pour aider à atténuer les risques physiques et soutenir la capacité du SATJ pour atteindre ses objectifs. Grâce à la mise en œuvre de nouveaux processus, au réalignement de sa prestation de services et à la révision de ses plans, le SATJ a également renforcé sa capacité de prévention, d’atténuation et de reprise en cas d’incidents de sécurité de façon systématique et cohérente.
Le SATJ a travaillé avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le déménagement prévu de son bureau de Québec et des efforts ont été déployés pour assurer le financement de cette initiative. Le budget de 2016 a annoncé jusqu’à 2,6 millions de dollars sur deux ans pour le déménagement, assurant ainsi une présence permanente des cours fédérales à Québec.
Au cours de la période couverte par le présent rapport, le SATJ a soutenu le projet de modernisation des services administratifs à l’échelle gouvernementale et a contribué à la migration de tout le système de paye et des ressources humaines à Phénix et Mes RHGC. Le SATJ a également continué à œuvrer pour assurer le bon alignement de la gestion de l’information sur des principes, des pratiques et des normes modernes. Les travaux se sont par ailleurs poursuivis en vue de déterminer un système de gestion de documents qui agira comme un dépôt central pour créer, enregistrer et gérer des ressources d’information à valeur opérationnelle.